Συχνές ερωτήσεις

Η λύση eMundus αποτελείται από διαδικτυακούς χώρους που προορίζονται για τους πελάτες μας, οι οποίοι είναι αφιερωμένοι στην επεξεργασία αιτήσεων που υποβάλλονται από τους υποψηφίους, και δημόσιους διαδικτυακούς χώρους προσβάσιμους σε όλους. Αυτοί οι τελευταίοι χώροι μας επιτρέπουν να παρουσιάζουμε τα προσφερόμενα προγράμματα κατάρτισης, στα οποία ένας υποψήφιος μπορεί να υποβάλει αίτηση.

Ένα κουμπί "Υποβολή αίτησης" θα συμπεριληφθεί για κάθε πρόγραμμα. Ακολουθεί η διαδικασία για έναν υποψήφιο που επιθυμεί να υποβάλει αίτηση:

• θα μεταβεί στη σελίδα που περιγράφει λεπτομερώς την εκπαίδευση
• Θα κάνει κλικ στο κουμπί «Εφαρμογή» και θα μεταφερθεί σε μια σελίδα σύνδεσης/δημιουργίας λογαριασμού
• Μόλις συνδεθεί, θα έχει πρόσβαση στην αίτηση, η οποία αποτελείται από πεδία προς συμπλήρωση και πεδία για την επισύναψη των απαιτούμενων εγγράφων

Ο αιτών έχει την επιλογή να ξεκινήσει τη συμπλήρωση της φόρμας και να αποθηκεύσει τα στοιχεία του για να ολοκληρώσει την αίτησή του αργότερα. Σε αυτήν την περίπτωση, απλώς πρέπει να συνδεθεί ξανά για να αποκτήσει πρόσβαση στη φόρμα που είχε ήδη ξεκινήσει. Για να υποβάλει την αίτησή του, πρέπει να έχει συμπληρώσει όλα τα απαιτούμενα πεδία και να έχει επισυνάψει τα απαιτούμενα έγγραφα (είναι επίσης δυνατό να επιτραπεί μόνο μία μορφή αρχείου, όπως PDF). Μόλις συμπληρώσει τη φόρμα και υποβάλει την αίτησή του, θα λάβει ένα email στη διεύθυνση που έχει καταχωριστεί στον λογαριασμό του, το οποίο θα επιβεβαιώνει ότι η αίτησή του έχει σταλεί και παραληφθεί με επιτυχία.

Τα διαφορετικά προφίλ χρηστών (υποψήφιος, διαχειριστής, διαχειριστής, συντονιστής, αξιολογητής, εξωτερικός συνεργάτης) επιτρέπουν την πρόσβαση σε χώρους, λειτουργίες, αρχεία και περιορίζουν τα δικαιώματα, σύμφωνα με τους ρόλους χρηστών που ορίζονται στη διαδικασία διαχείρισης πελατών μας.

Είναι επίσης δυνατό να περιοριστεί περαιτέρω η πρόσβαση δημιουργώντας ομάδες χρηστών με το ίδιο προφίλ χρήστη. Αυτό επιτρέπει:

• Ένας συντονιστής της υπηρεσίας 1 ενδέχεται να μην έχει πρόσβαση σε αρχεία αίτησης που αφορούν την υπηρεσία 2
• Ένας συντονιστής της υπηρεσίας 2 ενδέχεται να μην έχει πρόσβαση σε αρχεία αίτησης που αφορούν την υπηρεσία 1

Αυτή η ρύθμιση είναι εύκολο να τροποποιηθεί και να προσαρμοστεί με την πάροδο του χρόνου για έναν χρήστη με προφίλ "διαχειριστή" ή προφίλ "διαχειριστή" (μόνο δύο προφίλ έχουν πρόσβαση σε αυτό το μέρος).

Σε αυτήν την περίπτωση, πρόκειται για το προφίλ "Διαχειριστής", το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση σε όλα τα δικαιώματα και τη διαχείριση της κατανομής των δικαιωμάτων.

Η λύση eMundus περιλαμβάνει ένα στοιχείο που επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν εύκολα έναν χώρο κοινής χρήσης εγγράφων εντός της πλατφόρμας. Ένα από τα πλεονεκτήματά της είναι η δυνατότητα ενσωμάτωσης με εξωτερικές υπηρεσίες αποθήκευσης όπως το Dropbox ή/και το Google Drive, εάν το επιθυμείτε. Ένα έγγραφο που έχει μεταφορτωθεί στο Dropbox ή το Google Drive θα ανακτηθεί αυτόματα από τον χώρο κοινής χρήσης εγγράφων της πλατφόρμας eMundus. Ισχύει και το αντίστροφο: ένα έγγραφο που έχει μεταφορτωθεί στην πλατφόρμα μπορεί να αποσταλεί αυτόματα στο Dropbox ή/και στο Google Drive.

Η λύση eMundus επιτρέπει εξαγωγές σε διαφορετικές μορφές (Excel/CSV, PDF, ZIP), τόσο μεμονωμένα (σε έναν φάκελο) όσο και μαζικά, δίνοντας έτσι στους πελάτες μας τη δυνατότητα να εξάγουν χιλιάδες φακέλους σε λίγα δευτερόλεπτα.

Η λύση eMundus ενσωματώνει επίσης στατιστικές και γραφικές λειτουργίες σε μια περιοχή "Πίνακα Ελέγχου" , παρέχοντας στους πελάτες μια ολοκληρωμένη επισκόπηση των δραστηριοτήτων τους. Τα γραφήματα μπορούν να λάβουν διάφορες μορφές, ανάλογα με τις ανάγκες: ραβδογράμματα, κυκλικά γραφήματα, γραφήματα Kiviat (ραντάρ/αστέρι), γραφήματα γραμμών κ.λπ. Τα φίλτρα επιτρέπουν στους χρήστες να τροποποιούν τα γραφήματα, για παράδειγμα, αλλάζοντας κριτήρια ή μια χρονική περίοδο. Τα γραφήματα που εμφανίζονται στην οθόνη μπορούν να εξαχθούν ή να εκτυπωθούν με μόνο δύο κλικ.

Η λύση eMundus είναι πλήρως προσβάσιμη μέσω του διαδικτύου. Επιπλέον, επειδή πιστεύουμε ότι τίποτα δεν πρέπει να παραμένει ιδιοκτησία μιας μόνο οντότητας, διαθέτουμε τον πηγαίο κώδικα της λύσης μας ελεύθερα (ανοιχτού κώδικα). Ο πηγαίος κώδικας είναι πλήρως αναστρέψιμος, επιτρέποντας σε τρίτους να συντηρούν και να αναπτύσσουν την πλατφόρμα.

Η πλατφόρμα eMundus είναι ικανή να επικοινωνεί με άλλο λογισμικό για να τους στέλνει δεδομένα από τους διάφορους χώρους της. Η επικοινωνία μεταξύ των δύο προγραμμάτων λογισμικού είναι δυνατή προς τη μία κατεύθυνση (το eMundus στέλνει πληροφορίες) και προς την άλλη (το eMundus λαμβάνει πληροφορίες).

Το eMundus προσφέρει μια διαδικτυακή πλατφόρμα white-label που συνδυάζει εκτεταμένους χώρους εργασίας και λειτουργίες για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών, τη συνεργασία και τη σύνδεση οργανισμών — χαρακτηριστικά που χρειάζονται για να επιταχύνουν και να βελτιστοποιήσουν ολόκληρο το σύστημα παρακολούθησης αιτούντων. Περιλαμβάνει:

• μια δημόσια πύλη για την παρουσίαση ανοιχτών προγραμμάτων στους υποψηφίους
• μια περιοχή υποβολής για κάθε προσφερόμενο πρόγραμμα, μαζί με μια ειδικά σχεδιασμένη φόρμα για τη συλλογή των επιθυμητών πληροφοριών, μερικές φορές ειδικά για ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα
• μια περιοχή προσβάσιμη σε έναν γενικά περιορισμένο αριθμό χρηστών για τη διαχείριση της καμπάνιας , τη δημιουργία λογαριασμών χρηστών, τον ορισμό προφίλ χρηστών, τη δημιουργία προτύπων email, τη διαχείριση των κανόνων για την αυτόματη αποστολή email από την πλατφόρμα...
• ένας χώρος αξιολόγησης , προσβάσιμος και σε έναν συγκεκριμένο τύπο χρήστη (με προφίλ αξιολογητή), για να σχολιάζουν και να αξιολογούν τα πλήρη αρχεία αίτησης που έχουν ληφθεί, ατομικά ή σε ομάδες.
• ένας χώρος λήψης αποφάσεων για την εισαγωγή της τελικής απόφασης της κριτικής επιτροπής σε κάθε αξιολογούμενη υπόθεση
• έναν πίνακα ελέγχου για γρήγορη πρόσβαση και προβολή βασικών στατιστικών στοιχείων και αναλύσεων με τη μορφή γραφημάτων, εκτυπώσιμων ως αναφορές με γραφήματα και εξαγωγής σε διάφορες μορφές (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• ένας χώρος αρχειοθέτησης αρχείων

Η πλατφόρμα eMundus επιτρέπει έτσι σε έναν πελάτη να:

• δώστε ορατότητα στα προγράμματα 
• να βελτιώσει την εικόνα του και την εμπειρία του υποψηφίου
• τους χρόνους επεξεργασίας και λήψης αποφάσεων
• Διατηρήστε επαφή με τους καταθέτες σε κάθε στάδιο της διαδικασίας χάρη στο σύστημα ειδοποιήσεων και αυτόματου email που περιλαμβάνεται στη λύση, το οποίο θα σας επιτρέψει να υπενθυμίζετε ή να ενημερώνετε αυτόματα ένα ή περισσότερα άτομα για μια αλλαγή, ανεξάρτητα από το προφίλ χρήστη τους.

Ανάλογα με τις ανάγκες και για περαιτέρω βελτίωση, είναι δυνατή η ενεργοποίηση πρόσθετων λειτουργιών : δημιουργία καταλόγων φωτογραφιών, ηλεκτρονική πληρωμή, ηλεκτρονική υπογραφή, αυτόματη δημιουργία και προσαρμογή ενός τυπικού εγγράφου, υλοποίηση σύνδεσης LDAP, κράτηση συνέντευξης, αυτόματη μεταφορά και αποθήκευση επεξεργασμένων αρχείων σε χώρο αρχειοθέτησης που βρίσκεται εκτός της πλατφόρμας...

Ένα CRM για την τριτοβάθμια εκπαίδευση είναι ένα λογισμικό που έχει σχεδιαστεί για να καλύπτει τις μοναδικές ανάγκες των ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης και έρευνας. Συγκεντρώνει τη διαχείριση των αλληλεπιδράσεων με διάφορες επαφές, όπως αιτούντες, φοιτητές, αποφοίτους, συνεργαζόμενες εταιρείες και ιδρύματα. Τα βασικά οφέλη περιλαμβάνουν βελτιστοποιημένη διαχείριση προσλήψεων και εισαγωγών (αυτοματοποίηση αιτήσεων, εγγραφών και επιλογών), βελτιωμένη διαχείριση της συνεχιζόμενης εκπαίδευσης, ευκολότερη παρακολούθηση των τοποθετήσεων φοιτητών και των επαγγελματικών σταδιοδρομιών (πρακτική άσκηση, μαθητεία), συγκέντρωση και αξιοποίηση συνεργασιών (ακαδημαϊκές, εταιρικές, αποφοίτων και ιδρυμάτων), διαχείριση χορηγιών και συγκέντρωσης χρημάτων (φόρος μαθητείας, δωρεές) και προώθηση της ακαδημαϊκής έρευνας (διαχείριση συνεργασιών, προϋπολογισμών και πνευματικής ιδιοκτησίας). Ένα CRM προσφέρει επίσης εργαλεία επικοινωνίας πολλαπλών καναλιών για αποτελεσματική αλληλεπίδραση με διαφορετικά κοινά-στόχους, ένα κοινό βιβλίο διευθύνσεων για μια ολοκληρωμένη εικόνα των επαφών και προσαρμόσιμους πίνακες ελέγχου για στρατηγική διαχείριση του ιδρύματος (κερδοφορία εκδηλώσεων, κατανομή εσόδων, προέλευση φοιτητών).

Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη και χρησιμοποιείται από ορισμένους από τους πελάτες μας. Με βάση ένα έγγραφο Word που παρέχεται από τον οργανισμό-πελάτη, ενσωματώνουμε το πρότυπο στην πλατφόρμα και το προσαρμόζουμε στις οδηγίες branding του πελάτη. Αυτό το πρότυπο περιλαμβάνει:

• σταθερά στοιχεία
• δυναμικά στοιχεία · μεταβλητές που θα επιτρέπουν την αυτόματη προσαρμογή του εγγράφου
• μια κενή περιοχή προς συμπλήρωση : το έγγραφο μπορεί επίσης να περιέχει μια ενότητα προς συμπλήρωση, ώστε να δοθεί σε έναν χρήστη του οργανισμού η δυνατότητα να εισάγει πληροφορίες χειροκίνητα.

Είναι δυνατή η ενσωμάτωση πολλών τυποποιημένων εγγράφων, για παράδειγμα η αποστολή διαφορετικών τυποποιημένων επιστολών σε έναν αιτούντα, ανάλογα με την πρόοδο της επεξεργασίας της αίτησής του.

Η διαδικασία υποβολής αιτήσεων ποικίλλει ανάλογα με την εθνικότητα, τη χώρα διαμονής, το απολυτήριο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και το επιθυμητό επίπεδο σπουδών. Υπάρχουν κυρίως τρεις διαδικασίες: "Études en France" (υποχρεωτική για φοιτητές που διαμένουν σε μία από τις 69 χώρες εκτός ΕΕ), Parcoursup (για το πρώτο έτος, ιδίως για Ευρωπαίους ή μη Ευρωπαίους φοιτητές με γαλλικό απολυτήριο AEFE ή που επιθυμούν να εισαχθούν σε ιδρύματα που δεν καλύπτονται από το DAP) και η Προκαταρκτική Αίτηση Εισαγωγής (DAP) (υποχρεωτική για μη Ευρωπαίους αλλοδαπούς φοιτητές που επιθυμούν να εγγραφούν στο πρώτο έτος πτυχίου Bachelor ή σε σχολή αρχιτεκτονικής και οι οποίοι δεν έχουν αποκτήσει απολυτήριο σε γαλλικό λύκειο AEFE). Τα γενικά βήματα περιλαμβάνουν την ενημέρωση σχετικά με τη διαδικασία που ισχύει για την περίπτωσή σας στον ιστότοπο του Campus France, την τήρηση των συγκεκριμένων χρονοδιαγραμμάτων για κάθε διαδικασία (Parcoursup: εγγραφές από μέσα Ιανουαρίου έως μέσα Μαρτίου, DAP: εγγραφές από Οκτώβριο έως μέσα Δεκεμβρίου, Mon Master: αιτήσεις από τέλη Φεβρουαρίου έως τέλη Μαρτίου), τη σύνταξη ενός ηλεκτρονικού αρχείου αίτησης στις ειδικές πλατφόρμες (Etudes en France, Parcoursup, Mon Master, CampusArt) και την οριστικοποίηση της εγγραφής σας στο ίδρυμα υποδοχής μετά την αποδοχή, συμπεριλαμβανομένων των διοικητικών και ακαδημαϊκών πτυχών και της πληρωμής των τελών εγγραφής.

Χρησιμοποιούμε ένα αποθετήριο Git για τα αρχεία του προγράμματος, το οποίο περιέχει όλες τις ενημερώσεις της πλατφόρμας μας. Στο πλαίσιο της σύμβασης συντήρησης, διασφαλίζουμε την ανάπτυξη νέων εκδόσεων και τη διαχείριση ενημερώσεων ασφαλείας και ενημερώσεων κώδικα. Οι ενημερώσεις που σχετίζονται με κανονισμούς (π.χ., GDPR ) ενσωματώνονται στην τυπική μας έκδοση.

Τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω της λύσης eMundus φιλοξενούνται είτε σε διακομιστές της eMundus (με έδρα τη Γαλλία) είτε στους διακομιστές του πελάτη.
Η eMundus λαμβάνει τα δεδομένα που αποστέλλονται από τους αιτούντες και, μέσω αλγοριθμικής επεξεργασίας, εκτελεί έλεγχο συμμόρφωσης σε ορισμένα έγγραφα (διαβατήριο, ταυτότητα, βίζα, φωτογραφία ταυτότητας) για να επαληθεύσει ότι πράγματι πρόκειται για τα αιτούμενα έγγραφα και ότι η μορφή τους είναι σωστή.

Για την αποφυγή τυχόν αστοχίας, τα αντίγραφα ασφαλείας των διαδικτυακών φακέλων και των βάσεων δεδομένων μας εκτελούνται στους διακομιστές μας (νοικιασμένους από τον πάροχο SoYouStart). Για τα αντίγραφα ασφαλείας, η κρυπτογράφηση είναι AES-256 (ο αλγόριθμος κρυπτογράφησης που συνιστάται από την Εθνική Υπηρεσία Κυβερνοασφάλειας της Γαλλίας, ANSSI) με πολιτική διατήρησης δεδομένων (7ήμερη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, 4 αντίγραφα ασφαλείας ανά μήνα, 12 αντίγραφα ασφαλείας ανά έτος για κάθε πελάτη). Όλα τα μηχανήματά μας είναι ασφαλή και δεν χρησιμοποιούν κωδικούς πρόσβασης για σύνδεση. Χρησιμοποιούμε όλα κλειδιά κρυπτογράφησης RSA που κυμαίνονται από 2048 έως 4096 bit.

Ακολουθούν ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με τα μέτρα ασφαλείας και εμπιστευτικότητας που ισχύουν:

• Η φυσική πρόσβαση στην εγκατάσταση επεξεργασίας προστατεύεται (ασφαλές κτίριο)
• Υλοποιείται μια διαδικασία ελέγχου ταυτότητας χρήστη (κωδικός πρόσβασης)
• Πραγματοποιείται καταγραφή σύνδεσης
• Ένα τείχος προστασίας φιλτράρει την πρόσβαση στον διακομιστή
• Η σύνδεση με την πλατφόρμα κρυπτογραφείται μέσω πιστοποιητικού SSL
• Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι κρυπτογραφημένα
• Η πρόσβαση στο back-office είναι ασφαλής σε επίπεδο διακομιστή
• Οι επικίνδυνες διευθύνσεις IP αποκλείονται
• Όταν εντοπιστεί απόπειρα hacking ενός χρήστη, ο χρήστης αυτός μπλοκάρεται αυτόματα

Η eMundus δεν φέρει ευθύνη για την αποθήκευση και τη διαγραφή των δεδομένων εφαρμογών, τα οποία χρησιμοποιούνται από τους πελάτες μας. Πραγματοποιείται μόνο κρυπτογραφημένο αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων για να διασφαλιστεί η ανάκτηση των χαμένων δεδομένων. Αυτό το αντίγραφο ασφαλείας πραγματοποιείται μία φορά την ημέρα και διατηρείται για μέγιστο διάστημα ενός έτους. Συμμορφωνόμαστε με την πολιτική GDPR μας .

Τα φύλλα παρουσίας, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων και των επωνύμων των υποψηφίων, του εκπαιδευτικού προγράμματος και της ημερομηνίας, για παράδειγμα, μπορούν να δημιουργούνται αυτόματα καθημερινά από την πλατφόρμα σε μορφή PDF. Ένας διαχειριστής εκπαίδευσης ή άλλος χρήστης απλώς πρέπει να συνδεθεί στον λογαριασμό του eMundus και να εκτυπώσει ένα ή περισσότερα φύλλα παρουσίας με λίγα μόνο κλικ.

Οι λύσεις λογισμικού που είναι αφιερωμένες στην πρόσληψη στην τριτοβάθμια εκπαίδευση προσφέρουν μια σειρά από λειτουργίες για την προσέλκυση, την πρόσληψη και τη διατήρηση φοιτητών. Επιτρέπουν τη διαχείριση των σχέσεων με τους υποψηφίους, τη δημιουργία ελκυστικών ιστοσελίδων σταδιοδρομίας, τη διαχείριση εκδηλώσεων πρόσληψης (εκθέσεις, ημέρες ανοιχτών θυρών), την απλοποίηση της διαδικασίας υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων, την αυτοματοποίηση της εξατομικευμένης επικοινωνίας (email, SMS) καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, την ενεργοποίηση προγραμματισμένων αξιολογήσεων και την αυτόματη δημιουργία επιστολών προσφοράς. Αυτά τα εργαλεία περιλαμβάνουν επίσης μονάδες ανάλυσης για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας των προσλήψεων, της δραστηριότητας των προμηθευτών και των μετρήσεων της διαδικασίας πρόσληψης, συχνά με ενσωματωμένους πίνακες ελέγχου για πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Στόχος είναι η βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας πρόσληψης, η μείωση της εγκατάλειψης αιτήσεων και η παροχή καλύτερης εμπειρίας για τους υποψηφίους.

Αυτή η λειτουργία ζητείται συχνά από τους πελάτες μας, οι οποίοι συχνά επιθυμούν να αξιολογήσουν τους υποψηφίους με βάση συγκεκριμένες δεξιότητες (γενικές γνώσεις, γνώσεις ειδικές για το πρόγραμμα για το οποίο υποβάλλουν αίτηση, γλωσσική επάρκεια κ.λπ.). Οι υποψήφιοι πρέπει να συμπληρώσουν αυτό το ερωτηματολόγιο πριν υποβάλουν την αίτησή τους. Μόλις συμπληρωθεί και επικυρωθεί το ερωτηματολόγιο, οι απαντήσεις επισυνάπτονται αυτόματα στην αίτησή τους στη διεπαφή του πελάτη και αναλύονται αυτόματα από την πλατφόρμα για τον προσδιορισμό μιας βαθμολογίας. Είναι δυνατό να αντιστοιχιστεί μια στάθμιση σε κάθε κριτήριο.

Η λύση σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν μέγιστο χρόνο απόκρισης είτε ανά ερώτηση είτε ανά ερωτηματολόγιο. Η λύση eMundus μας προσφέρει πολλές δυνατότητες .

Η λύση eMundus σχεδιάστηκε για να παρέχει στους οργανισμούς χρηστών μέγιστη αυτονομία στη διαχείριση των δραστηριοτήτων τους στην πλατφόρμα. Αυτό επιτρέπει στους πελάτες να διαχειρίζονται τους χώρους τους, να ξεκινούν νέες καμπάνιες και να δημιουργούν νέες φόρμες. Κάθε υπηρεσία περιλαμβάνει μια εκπαιδευτική συνεδρία, , για χρήστες που συμμετέχουν στη διαδικασία διαχείρισης καμπανιών (διαχειριστές, διαχειριστές, αξιολογητές, συνεργάτες κ.λπ.), χωρίς περιορισμό στον αριθμό των συμμετεχόντων. Αυτή η εκπαίδευση παρέχεται κατά τη στιγμή της παράδοσης για να διασφαλιστεί η ομαλή μετάβαση και η απρόσκοπτη υιοθέτηση του εργαλείου.

Οι εφαρμογές τρίτων (βιβλιοθήκες, πλαίσια κ.λπ.) που ενσωματώνουμε στην εφαρμογή μας ενημερώνονται τακτικά και εγγυόμαστε την ορθή λειτουργία της πλατφόρμας μας. Στο πλαίσιο της ενσωμάτωσης με μια εφαρμογή από το πληροφοριακό σύστημα του πελάτη, εάν αυτό επηρεάσει την ορθή λειτουργία της πλατφόρμας μας ή την ομαλή ανταλλαγή δεδομένων, χρεώνουμε με βάση τον χρόνο που αφιερώνεται.

Για κάθε πεδίο, είναι δυνατό να οριστούν συγκεκριμένοι περιορισμοί/κανόνες επικύρωσης, όπως όριο στον αριθμό χαρακτήρων, συνδυασμός γραμμάτων και αριθμών, υποχρεωτική εισαγωγή..

Η Emundus ξεχωρίζει για την εξειδίκευσή της στην τριτοβάθμια εκπαίδευση, τον ανοιχτού κώδικα χαρακτήρα της που προσφέρει μεγάλη ευελιξία και επιλογές προσαρμογής, καθώς και για την ολοκληρωμένη διαχείριση του κύκλου υποβολής αιτήσεων (από την υποβολή έως την τελική απόφαση). Άλλα ιδιαίτερα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν τη διαχείριση προσκλήσεων υποβολής προτάσεων (πέραν των αιτήσεων φοιτητών), τη βελτιστοποίηση για διεθνείς αιτήσεις (απλοποιημένη διεπαφή, διαδικασία χωρίς χαρτιά) και την επεκτασιμότητα για την κάλυψη των συγκεκριμένων αναγκών κάθε ιδρύματος. Η Emundus δίνει έμφαση σε κεντρικές εφαρμογές για απλοποιημένη πρόσβαση, προηγμένη ασφάλεια δεδομένων, έξυπνο αυτοματισμό εργασιών (επικύρωση, ειδοποιήσεις), παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, βελτιστοποιημένη εμπειρία αιτούντων και σημαντικές μειώσεις κόστους μέσω διαδικασιών χωρίς χαρτιά.

Η δημιουργία μιας συνοπτικής λίστας ανά "τομέα" είναι δυνατή για οποιαδήποτε περίοδο της επιλογής σας, όπως ανά έτος ή τρίμηνο. τρεις τύποι τμημάτων από προεπιλογή: ανά πρόγραμμα, ανά έτος (ή χρονική περίοδο) και ανά καμπάνια. Τα φίλτρα στη συνέχεια προσαρμόζονται με βάση τις πληροφορίες που ζητούνται στην εφαρμογή.

Η πλατφόρμα eMundus περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών , καθεμία από τις οποίες μπορεί να ενεργοποιηθεί ανάλογα με τις ανάγκες, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής πληρωμής. Είναι δυνατό να ορίσετε διαφορετικό ποσό πληρωμής με βάση τις πληροφορίες που παρέχει ο αιτών (π.χ., το ποσό θα διαφέρει ανάλογα με το αν ο αιτών είναι υπότροφος ή όχι), για την κάλυψη των τελών αίτησης. Αυτή η λειτουργία μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την πληρωμή τελών εγγραφής ή επανεγγραφής από τους αιτούντες.

Συνήθως πραγματοποιούμε μια απομακρυσμένη επίδειξη της λύσης μας χρησιμοποιώντας την κοινή χρήση οθόνης. Μη διστάσετε να κλείσετε ραντεβού για αυτήν την επίδειξη .

Όλα εξαρτώνται, φυσικά, από την πολυπλοκότητα του έργου. Για βασικές ανάγκες, μπορούμε να αναπτύξουμε μια πλατφόρμα εντός δύο εβδομάδων. Δεδομένου ότι η έναρξη της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων αποτελεί γενικά προτεραιότητα, εστιάζουμε σε αυτήν την πτυχή για να την παραδώσουμε εντός μίας εβδομάδας. Έτσι, ενώ ο πελάτης μας συλλέγει τις αρχικές αιτήσεις, εμείς εργαζόμαστε στους άλλους τομείς που θα χρησιμοποιήσει αργότερα (αξιολόγηση, λήψη αποφάσεων, αναφορά, πίνακας ελέγχου).

Οι λύσεις διαχείρισης αιτήσεων για την τριτοβάθμια εκπαίδευση διευκολύνουν την επεξεργασία των διεθνών αιτήσεων με διάφορους τρόπους. Προσφέρουν διαδικτυακές πύλες αιτήσεων προσβάσιμες από οπουδήποτε στον κόσμο, επιτρέποντας στους διεθνείς φοιτητές να υποβάλλουν τις αιτήσεις και τα δικαιολογητικά τους ψηφιακά, εξαλείφοντας τους περιορισμούς των ταχυδρομικών προθεσμιών και του κόστους. Η διεπαφή είναι συχνά διαθέσιμη σε πολλές γλώσσες και η διαδικασία υποβολής αιτήσεων είναι χωρίς χαρτί, απλοποιώντας τη διαδικασία για τους διεθνείς αιτούντες. Αυτές οι πλατφόρμες μπορούν επίσης να ενσωματώσουν συγκεκριμένες λειτουργίες για τη διαχείριση διεθνών εγγράφων (μορφές, μεταφράσεις), επικοινωνία πολλαπλών καναλιών προσαρμοσμένη σε διαφορετικές ζώνες ώρας και παρακολούθηση αιτήσεων σε πραγματικό χρόνο, βελτιώνοντας έτσι την εμπειρία τόσο για τους διεθνείς αιτούντες όσο και για τις ομάδες εισαγωγής.

Αυτή είναι μία από τις λειτουργίες που διατίθενται στην πλατφόρμα eMundus. Επιτρέπει στους υποψηφίους να έχουν μια πλήρως ψηφιακή εμπειρία (από την ολοκλήρωση της αίτησης έως την υποβολή της, συμπεριλαμβανομένης της πληρωμής των τελών και της υπογραφής των εγγράφων). Για τους υποψηφίους, η διαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας υποβολής αίτησης, από την αρχή έως το τέλος, γίνεται σχετικά απλή, καθώς ολόκληρη η διαδικασία είναι χωρίς χαρτιά. Η χρήση αυτής της λειτουργίας συμβάλλει στη βελτίωση της ικανοποίησης των αιτούντων και στην ενίσχυση της εικόνας του οργανισμού.

Η πλατφόρμα eMundus περιλαμβάνει μια περιοχή αξιολόγησης . Κάθε ολοκληρωμένη αίτηση θα εισέρχεται στο στάδιο της αξιολόγησης. Σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν αποφασιστεί, είναι δυνατή η αυτόματη ανάθεση αρχείων για αξιολόγηση σε έναν συγκεκριμένο αξιολογητή, μόλις η κατάσταση του αρχείου αλλάξει σε «Προς αξιολόγηση» (μια αλλαγή που ξεκινά, για παράδειγμα, από τον διαχειριστή που έχει επαληθεύσει τις πληροφορίες και τα έγγραφα και έχει κρίνει ότι το αρχείο είναι πλήρες και συμβατό).

Σε έναν ειδικό χώρο, ένας ή περισσότεροι αξιολογητές μπορούν να αξιολογήσουν και να αξιολογήσουν μια αίτηση με βάση κριτήρια που έχει επιλέξει ο πελάτης. Εάν συμμετέχουν περισσότεροι αξιολογητές στην αξιολόγηση της ίδιας αίτησης, είναι δυνατό να αποδοθεί μια βαθμολογία σε κάθε κριτήριο, με ποικίλες σταθμίσεις. Η συνολική βαθμολογία θα υπολογίζεται αυτόματα από την πλατφόρμα αθροίζοντας τις βαθμολογίες που έχουν αποδοθεί σε κάθε κριτήριο.

Οι αξιολογήσεις μπορούν να κοινοποιηθούν ή να αποκρυφθούν, εάν είναι απαραίτητο, ώστε κάθε ολοκληρωμένη αξιολόγηση να μην είναι ορατή σε άλλους αξιολογητές. Η τελική απόφαση μπορεί να καταχωρηθεί σε ειδικό χώρο αργότερα, για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης της επιτροπής.

Η λύση eMundus επιτρέπει την εξαγωγή σε διαφορετικές μορφές (excel/CSV, PDF, ZIP), τόσο μεμονωμένα (σε έναν φάκελο) όσο και μαζικά, δίνοντας έτσι στους πελάτες μας τη δυνατότητα να εξάγουν χιλιάδες φακέλους σε λίγα δευτερόλεπτα.

Είναι δυνατό να ανοίξετε μια ενότητα σχολίων που σχετίζεται με ένα αρχείο, το οποίο μπορεί να είναι ενεργό καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας (πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αξιολόγηση) για όλα τα προφίλ χρηστών (εκτός από το προφίλ του υποψηφίου, φυσικά), αλλά δεν θα έχουν όλοι οι χρήστες εξουσιοδότηση να προσθέτουν σχόλια (εάν αυτό είναι το αίτημα του πελάτη). Είναι επίσης δυνατό να γίνει ενεργό ή/και ορατό μόνο σε συγκεκριμένα στάδια (π.χ., μόνο κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης).

Η ομάδα της eMundus προσφέρει μια εκπαιδευτική συνεδρία (διαθέσιμη και εξ αποστάσεως) για μελλοντικούς χρήστες της πλατφόρμας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε όλες τις καμπάνιες προσλήψεων με σιγουριά. Αυτή η εκπαίδευση πραγματοποιείται κατά την παράδοση του τελικού προϊόντος της πλατφόρμας, επιτρέποντάς σας να γίνετε γρήγορα αυτάρκεις. Η πλατφόρμα δεν απαιτεί συγκεκριμένες δεξιότητες . Εάν αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα, απλώς επικοινωνήστε με την ομάδα της eMundus και θα είναι διαθέσιμοι να τα επιλύσουν το συντομότερο δυνατό.

Η πλατφόρμα μπορεί να δημιουργεί αυτόματα εξατομικευμένα email με μηνύματα προσαρμοσμένα στην εκδήλωση (π.χ., ειδοποίηση για την απονομή επιχορήγησης). Το εργαλείο μπορεί επίσης να δημιουργήσει και να επισυνάψει ένα υπογεγραμμένο πρότυπο εγγράφου στο email. Ένα email μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να ζητηθούν πρόσθετα έγγραφα ή/και για να συμπληρωθεί μια υποβληθείσα αίτηση για την οριστικοποίηση της εγγραφής. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός χώρος που θα επιτρέπει σε όλους τους νεοεπιλεγμένους δικαιούχους να παρέχουν περαιτέρω πληροφορίες μετά τη διαδικασία επιλογής. Η διεύθυνση URL αυτής της σελίδας θα μπορούσε στη συνέχεια να συμπεριληφθεί στο αυτοματοποιημένο email ειδοποίησης.

Ναι .
Από προεπιλογή, η πλατφόρμα σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε ένα πλέγμα αξιολόγησης για το στάδιο της αξιολόγησης και ένα πλέγμα απόφασης/ενόρκων για την κριτική επιτροπή που θα εκδώσει την τελική γνώμη για μια υπόθεση, με βάση τη γνώμη που υποβάλλει ο αξιολογητής. Μερικοί από τους πελάτες μας χρησιμοποιούν μόνο ένα στάδιο, οπότε συνήθως ένας αξιολογητής είναι αυτός που λαμβάνει ο ίδιος την τελική απόφαση. Επομένως, είναι δυνατό να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα από αυτά τα δύο στάδια, ανάλογα με τη διαδικασία σας. Ένα πλέγμα, είτε για αξιολόγηση είτε για απόφαση, είναι προσαρμόσιμο. Αυτό σημαίνει ότι, ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορεί να περιλαμβάνει αναπτυσσόμενες λίστες, κουμπιά επιλογής, πεδία ελεύθερου κειμένου και μπορεί να έχει πεδία με αξιολογήσεις (για παράδειγμα, από 1 έως 5). Εάν υπάρχουν, για παράδειγμα, τέσσερα κριτήρια αξιολόγησης, το καθένα με βαθμολογία από 5, ένα συνολικό ποσό θα υπολογιστεί αυτόματα από την πλατφόρμα, με αποτέλεσμα μια βαθμολογία από 20 που θα εμφανίζεται στο τέλος του πλέγματος αξιολόγησης. Σε περίπτωση που ορισμένα κριτήρια είναι πιο σημαντικά από άλλα, είναι δυνατό να σταθμιστούν τα κριτήρια και η πλατφόρμα θα εμφανίσει στη συνέχεια στο τέλος του πλέγματος τον σταθμισμένο μέσο όρο που θα είχε υπολογιστεί αυτόματα από την πλατφόρμα.

Ένας αξιολογητής μπορεί να είναι εσωτερικός ή εξωτερικός στον οργανισμό σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό χρήστη για κάποιον με το προφίλ "Αξιολογητής" στην πλατφόρμα (θα πρέπει στη συνέχεια να συνδέεται κάθε φορά, ξεκινώντας από την πρώτη του επίσκεψη, για να έχει πρόσβαση στα αρχεία που του έχουν ανατεθεί). Ωστόσο, εάν χρειάζεται να λάβετε μια δήλωση μη σύγκρουσης συμφερόντων και εμπιστευτικότητας από έναν αξιολογητή πριν αποκτήσει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες στα αρχεία που του έχουν ανατεθεί (με τη μορφή πλαισίων ελέγχου και κουμπιού επικύρωσης, όχι ηλεκτρονικής υπογραφής), προσφέρουμε ένα πρόσθετο "ΜΟΝΑΔΑ ΕΙΔΙΚΟΥ". Επομένως, διακρίνουμε μεταξύ ενός τυπικού Αξιολογητή και ενός Εμπειρογνώμονα Αξιολογητή, τον οποίο εσωτερικά αναφέρουμε ως Εμπειρογνώμονα. Για έναν χρήστη Εμπειρογνώμονα, δεν είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε λογαριασμό για αυτόν όπως συμβαίνει με έναν χρήστη Αξιολογητή. Για να ζητήσετε τη βοήθεια ενός Εμπειρογνώμονα, απλώς επιλέξτε τα αρχεία που θα του ανατεθούν και στείλτε του μια πρόσκληση Εμπειρογνώμονα μέσω email μέσω της πλατφόρμας, χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email του. Ο ειδικός θα ειδοποιηθεί στη συνέχεια μέσω email με το κείμενο της επιλογής σας και έναν σύνδεσμο προς την πλατφόρμα. Κάνοντας κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο, θα μεταφερθούν σε μια σελίδα στην οποία θα είναι προσβάσιμοι χωρίς σύνδεση, η οποία παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις υποθέσεις που τους έχουν ανατεθεί. Σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων, μπορούν να επιλέξουν να απορρίψουν μία, περισσότερες ή όλες τις υποθέσεις. Σε αυτήν τη σελίδα, θα πρέπει να παράσχουν τις ακόλουθες πληροφορίες:

• την επιλογή του (αποδοχή ή άρνηση) για κάθε μία από τις υποθέσεις που του έχουν ανατεθεί
• το μικρό του όνομα, το επώνυμό του και η ηλεκτρονική του διεύθυνση

Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η σελίδα, ο χρήστης πρέπει να την επικυρώσει. Αυτή η ενέργεια θα ενεργοποιήσει τη δημιουργία του λογαριασμού χρήστη Expert από την πλατφόρμα. Στη συνέχεια, θα μπορεί να δει όλα τα αρχεία που του έχουν ανατεθεί και να δώσει τα σχόλιά του. Κατά τη δημιουργία του λογαριασμού, η πλατφόρμα θα του στείλει αυτόματα ένα email που θα περιέχει έναν τυχαία δημιουργημένο κωδικό πρόσβασης που έχει αντιστοιχίσει η πλατφόρμα στον λογαριασμό του. Αυτός ο κωδικός πρόσβασης θα του επιτρέψει να συνδεθεί ξανά αργότερα, εάν δεν ολοκληρώσει τις αξιολογήσεις του την πρώτη φορά.

Η λύση eMundus περιλαμβάνει ένα σύστημα ειδοποιήσεων και αυτοματοποιημένης αποστολής email. Υπάρχουν διάφοροι τύποι ειδοποιήσεων:

• Αυτόματη ειδοποίηση σε περίπτωση συμβάντος : μόλις αλλάξει η κατάσταση της αίτησης, αποστέλλεται αυτόματα ένα email στον αιτούντα. Σε αυτό το email μπορεί να επισυναφθεί αυτόματα ένα τυποποιημένο ή εξατομικευμένο έγγραφο.
• Αυτόματη υπενθύμιση : Ένα αυτοματοποιημένο email θα σταλεί σε έναν αιτούντα που, για παράδειγμα, μόλις έχει ξεκινήσει να συμπληρώνει την αίτησή του για ένα πρόγραμμα. Το email θα τον ενημερώνει ότι έχει μόνο 1/2/5/10/15/... ημέρες, ανάλογα με την προθεσμία υποβολής αιτήσεων, για να συμπληρώσει τα στοιχεία του και να υποβάλει την αίτησή του.
• Εγχειρίδιο : Ο διαχειριστής της πλατφόρμας, ο οποίος μπορεί να πραγματοποιήσει έναν αρχικό έλεγχο των πληροφοριών που έχουν εισαχθεί και των υποβληθέντων εγγράφων σύμφωνα με την εσωτερικά επικυρωμένη διαδικασία, παρατηρεί ότι ένα έγγραφο δεν συμμορφώνεται. Στη συνέχεια, μπορεί να επιλέξει το αρχείο του αιτούντος και να στείλει ένα email χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο που είναι αποθηκευμένο στην πλατφόρμα για να τον ειδοποιήσει για το πρόβλημα. Με λίγα μόνο κλικ, ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει το κατάλληλο δυναμικό πρότυπο email, να επισυνάψει το έγγραφο που υπέβαλε ο αιτών και να συμπεριλάβει ένα παράδειγμα συμμορφούμενου εγγράφου. Εάν ο διαχειριστής αντιμετωπίσει αυτό το πρόβλημα σε πολλά αρχεία, μπορεί επίσης να τα επιλέξει όλα και να στείλει το ίδιο μήνυμα (με το υποβληθέν έγγραφο και ένα παράδειγμα συμμορφούμενου εγγράφου συνημμένο) σε κάθε αιτούντα ταυτόχρονα.

Είναι δυνατό να υπάρχει μια ενότητα πληροφοριών σε κάθε αρχείο, να προστίθενται ή να αφαιρούνται πεδία και να ορίζονται περιορισμοί σε κάθε πεδίο, όπως απαιτείται.

Η φύση ανοιχτού κώδικα μιας λύσης όπως το Emundus προσφέρει πολλά σημαντικά πλεονεκτήματα για ένα ίδρυμα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης. Πρώτον, παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία και επιλογές προσαρμογής από τις ιδιόκτητες λύσεις, επιτρέποντας στο ίδρυμα να προσαρμόσει την πλατφόρμα στις συγκεκριμένες ανάγκες και τις εσωτερικές του διαδικασίες χωρίς να περιορίζεται από τα τυπικά χαρακτηριστικά του εμπορικού λογισμικού. Δεύτερον, διευκολύνει την ενσωμάτωση με το υπάρχον οικοσύστημα πληροφορικής του ιδρύματος, καθώς ο πηγαίος κώδικας είναι προσβάσιμος και τροποποιήσιμος. Τρίτον, μπορεί δυνητικά να μειώσει το μακροπρόθεσμο κόστος, καθώς δεν υπάρχουν τέλη αδειοδότησης ιδιόκτητης χρήσης, αν και ενδέχεται να υπάρχουν έξοδα υλοποίησης, συντήρησης και προσαρμογής. Τέλος, προσφέρει μεγαλύτερη αυτονομία στο ίδρυμα, το οποίο δεν εξαρτάται εξ ολοκλήρου από έναν μόνο προμηθευτή για την ανάπτυξη και τη συντήρηση της πλατφόρμας.

Ναι, είναι δυνατό! Με τον διαχειριστή καμπάνιας, προγραμματίστε όλες τις κλήσεις σας για έργα ορίζοντας τα βασικά στάδια και ημερομηνίες.

Ένας χρήστης-πελάτης μπορεί να αρχειοθετήσει:

• Κάθε φάκελος στην πλατφόρμα αρχειοθετείται επιλέγοντας την κατάλληλη κατάσταση φακέλου. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αρχειοθετημένος φάκελος δεν εμφανίζεται πλέον στη συνήθη προβολή για τους χρήστες εκτός από τον διαχειριστή, ο οποίος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτόν σε μια ειδική περιοχή της πλατφόρμας χωρίς χρονικό περιορισμό. Για να συμμορφωθεί με τον ΓΚΠΔ, ο πελάτης που διατηρεί τα δεδομένα πρέπει να τηρεί μια εύλογη περίοδο διατήρησης δεδομένων
• ή/και εξάγοντας τα δεδομένα σε μορφή ZIP για αρχειοθέτηση εκτός της πλατφόρμας. Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για αυτήν την αρχή αρχειοθέτησης όσον αφορά τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ

Ναί.

Από προεπιλογή, μπορείτε να τοποθετήσετε/ενσωματώσετε:

• Το λογότυπό σας στην κεφαλίδα (πάνω αριστερά) (το λογότυπο TCHOOZ στο υποσέλιδο θα εξακολουθεί να υπάρχει)
• το favicon σας (εικόνα που εμφανίζεται στην καρτέλα του προγράμματος περιήγησης)
• το banner σας ή αποφασίστε να μην βάλετε καθόλου
• τα χρώματά σας που θα υπάρχουν στα κουμπιά δράσης

Αν χρειάζεστε μια προσαρμοσμένη αρχική σελίδα ή ακόμα και έναν ολοκληρωμένο ιστότοπο επικοινωνίας, μπορούμε να κάνουμε αυτήν την εργασία ως μέρος μιας πρόσθετης υπηρεσίας (το κόστος καθορίζεται σε εξατομικευμένη βάση, αφού συγκεντρώσουμε τις ανάγκες σας).

Όλα τα κείμενα που θα δείτε είναι επεξεργάσιμα από τον πελάτη. Στο υποσέλιδο, μπορείτε να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας αντί για τα δικά μου.

Όπως θα δείτε σε αυτήν την επίδειξη, μόνο μία καμπάνια είναι ανοιχτή αυτήν τη στιγμή, αλλά μπορείτε να ανοίξετε όσες θέλετε ταυτόχρονα. Για κάθε καμπάνια, ένα απλό κλικ στο μπλοκ καμπάνιας θα σας μεταφέρει σε μια σελίδα "Περισσότερες πληροφορίες", επιτρέποντάς σας να προσθέσετε λεπτομέρειες και να διαθέσετε έγγραφα για λήψη (όπως κανόνες και κανονισμούς). Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό σε αυτήν την πλατφόρμα για να εξερευνήσετε την περιοχή υποψηφίων και τη φόρμα αίτησης. Η φόρμα που εμφανίζεται είναι απλώς ένα παράδειγμα. Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας.

Ένας πελάτης μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλες τις αιτήσεις που υποβλήθηκαν, έγιναν δεκτές ή απορρίφθηκαν από έναν υποψήφιο από την εφαρμογή της πλατφόρμας eMundus. Όλα τα email που αποστέλλονται σε αυτόν τον υποψήφιο θα είναι επίσης προσβάσιμα. Επιπλέον, είναι δυνατή η προβολή του ιστορικού των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν σε ένα αρχείο από τους χρήστες (ημερομηνία ανοίγματος του αρχείου και από ποιον χρήστη, ημερομηνία τροποποιήσεων που έγιναν και από ποιον χρήστη, φύση των τροποποιήσεων που έγιναν κ.λπ.).

Ναί.

Οι φόρμες που δημιουργούνται από τους πελάτες μας (κάθε πλατφόρμα διαθέτει ένα εργαλείο δημιουργίας φορμών που επιτρέπει σε έναν χρήστη-πελάτη με προφίλ "Διαχειριστής Πλατφόρμας" να δημιουργήσει όλες τις φόρμες που θέλει) στην πλατφόρμα EMUNDUS αποτελούνται συνήθως από σελίδες με πεδία προς συμπλήρωση και μια σελίδα που θα επιτρέπει στους υποψηφίους να ανεβάσουν τα αιτούμενα έγγραφα, καθένα από τα οποία μπορεί να είναι υποχρεωτικό ή προαιρετικό, όπως όλα τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν.

Ναι . Όλα τα δεδομένα μπορούν να εξαχθούν. Έχετε πολλές επιλογές εξαγωγής, είτε για έναν μόνο επιλεγμένο φάκελο είτε για πολλούς φακέλους:

1. Σε μορφή PDF: το πλήρες αρχείο αίτησης: θα βρείτε σε ένα ενιαίο έγγραφο, το ένα μετά το άλλο, τη συμπληρωμένη φόρμα και τα συνημμένα έγγραφα
2. Σε μορφή υπολογιστικού φύλλου: όλα τα δεδομένα που καταχωρούνται από τον υποψήφιο στη φόρμα του (επομένως όλα τα δεδομένα εκτός από τα συνημμένα έγγραφα)
3. Σε μορφή ZIP: μέσα σε αυτό το αρχείο ZIP, θα βρείτε τόσους υποφακέλους όσα και τα αρχεία υποψηφίων που επιλέξατε στην πλατφόρμα πριν από την εξαγωγή. Κάθε υποφάκελος, ο οποίος αφορά έναν μόνο υποψήφιο, περιέχει ένα έγγραφο PDF για την αίτηση και ένα έγγραφο PDF για κάθε έγγραφο που επισυνάπτεται στην αίτηση από τον υποψήφιο.

Όταν επιλέγετε ένα CRM ή ένα σύστημα παρακολούθησης αιτούντων, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη πολλά στοιχεία. Είναι σημαντικό να αξιολογήσετε εάν η λύση έχει σχεδιαστεί ειδικά για τις ανάγκες της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, προσφέροντας χαρακτηριστικά προσαρμοσμένα στις εισαγωγές, τη διαχείριση φοιτητών, τις σχέσεις με αποφοίτους, τις συνεργασίες και την έρευνα. Η ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα συστήματα πληροφοριών (ΠΣ) του ιδρύματος είναι απαραίτητη. Η ευκολία χρήσης και η φιλικότητα προς το χρήστη για τους διαχειριστές και τους χρήστες (αιτούντες, φοιτητές, προσωπικό) είναι πρωταρχικής σημασίας για την εξασφάλιση της επιτυχούς υιοθέτησης. Η ευελιξία και η επεκτασιμότητα της λύσης για την κάλυψη των μελλοντικών αναγκών του ιδρύματος είναι επίσης σημαντικές. Θα πρέπει να ληφθούν υπόψη η ασφάλεια των δεδομένων, η προστασία του απορρήτου των αιτούντων και των φοιτητών, καθώς και οι δυνατότητες αυτοματοποίησης εργασιών για τη βελτίωση της αποδοτικότητας. Τέλος, είναι χρήσιμο να ρωτήσετε για τη φήμη του προμηθευτή, την ποιότητα της υποστήριξης πελατών και να λάβετε υπόψη το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένης της υλοποίησης, της εκπαίδευσης, της συντήρησης και τυχόν προσαρμογών.