Πώς να βοηθήσετε τους φοιτητές να προετοιμάσουν τις αιτήσεις υποτροφιών τους

Η επιχορήγηση τριτοβάθμιας εκπαίδευσης βάσει των αναγκών αποτελεί απαραίτητη υποστήριξη για φοιτητές που αντιμετωπίζουν οικονομικές δυσκολίες. Χορηγείται από το CROUS (Περιφερειακό Κέντρο Φοιτητικών Υπηρεσιών) υπό ορισμένες προϋποθέσεις και βοηθά στη χρηματοδότηση μέρους του κόστους που σχετίζεται με τις σπουδές. Ποσό, προϋποθέσεις επιλεξιμότητας, ημερομηνίες πληρωμής, συνδυασμός με άλλη βοήθεια... Ανακαλύψτε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να προετοιμάσετε την αίτησή σας για επιχορήγηση και να επωφεληθείτε από αυτήν την ευπρόσδεκτη ώθηση στην τριτοβάθμια εκπαίδευσή σας.

Ενημερώστε τους μαθητές σχετικά με τις διαδικασίες και τις προθεσμίες

Διοργάνωση ενημερωτικών συναντήσεων

Η διεξαγωγή ενημερωτικών συναντήσεων είναι απαραίτητη για να βοηθηθούν οι φοιτητές να κατανοήσουν τη διαδικασία υποβολής αίτησης για υποτροφία και τα κριτήρια επιλεξιμότητας.

Ωστόσο, η οργάνωση πραγματικά αποτελεσματικών συνεδριών απαιτεί προσεκτική προετοιμασία. Το περιεχόμενο που θα καλυφθεί πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένο, να σχεδιαστεί μια μορφή προσαρμοσμένη στο κοινό-στόχο και να γίνει επαρκής εκ των προτέρων επικοινωνία για να διασφαλιστεί η καλή συμμετοχή.

Επικοινωνία μέσω ψηφιακών καναλιών

Για την αποτελεσματική ενημέρωση των φοιτητών σχετικά με τις διαδικασίες και τις προθεσμίες που σχετίζονται με τις αιτήσεις υποτροφιών, μπορούν να χρησιμοποιηθούν διάφορα ψηφιακά κανάλια:

• Ιστότοπος ιδρύματος: δημοσιεύστε μια ειδική σελίδα που συγκεντρώνει όλες τις βασικές πληροφορίες, τις προθεσμίες και έναν σύνδεσμο προς την ηλεκτρονική πύλη υποβολής αιτήσεων.

• Στοχευμένα email: στείλτε υπενθυμίσεις μέσω email στους φοιτητές, με ένα μήνυμα προσαρμοσμένο στην κατάστασή τους (πρωτοετείς φοιτητές, τρέχοντες υπότροφοι προς ανανέωση...).

• Μέσα κοινωνικής δικτύωσης: κοινοποιείτε τακτικά πληροφορίες στους επίσημους λογαριασμούς του καταστήματος (Facebook, Twitter, Instagram...) χρησιμοποιώντας εντυπωσιακά γραφικά και τις κατάλληλες λέξεις-κλειδιά.

• Ψηφιακός χώρος εργασίας: προσθέστε μια ευδιάκριτη ειδοποίηση στην ΩΡΛ για να ενημερώνετε τους μαθητές σχετικά με τη σύνδεσή τους και να τους ανακατευθύνετε στην ειδική σελίδα στον ιστότοπο.

Η πολυκαναλική επικοινωνία και τα στοχευμένα μηνύματα θα επιτρέψουν την προσέγγιση του μεγαλύτερου αριθμού ενδιαφερόμενων φοιτητών και την υποστήριξή τους στη διαδικασία τους.

Υπενθυμίζετε τακτικά στους ανθρώπους τις προθεσμίες

Για να διασφαλιστεί ότι οι φοιτητές δεν ξεχνούν τις προθεσμίες υποβολής αιτήσεων για υποτροφίες, είναι απαραίτητο να εφαρμόζεται ένα πρόγραμμα τακτικών υπενθυμίσεων. Στοχευμένα email μπορούν να αποστέλλονται σε τακτά χρονικά διαστήματα, για παράδειγμα, ένα μήνα, δύο εβδομάδες και στη συνέχεια μία εβδομάδα πριν από την τελική προθεσμία.

Τα κανάλια κοινωνικής δικτύωσης του ιδρύματος είναι επίσης εξαιρετικά για τη διάδοση υπενθυμίσεων. Αναρτήσεις με εντυπωσιακά γραφικά και βασικές ημερομηνίες θα τραβήξουν την προσοχή των φοιτητών. Η προσθήκη ενός χρονομέτρου αντίστροφης μέτρησης στον ιστότοπο των υποτροφιών θα διατηρήσει τη θετική δυναμική μέχρι την τελευταία στιγμή.

Υποστήριξη των φοιτητών στην προετοιμασία της αίτησής τους

Καθιέρωση τακτικού ωραρίου γραφείου

Η τήρηση τακτικών ωρών γραφείου είναι απαραίτητη για να απαντηθούν οι ερωτήσεις των φοιτητών σχετικά με τις διαδικασίες και τις προθεσμίες που σχετίζονται με τις αιτήσεις υποτροφιών. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αποτελεσματικά:

Ορίστε τακτικά χρονικά διαστήματα, για παράδειγμα μια καθορισμένη μισή ημέρα κάθε εβδομάδα, κατά τα οποία θα υπάρχει διαθέσιμο εξειδικευμένο προσωπικό για ατομικές συναντήσεις με τους φοιτητές. Δημοσιοποιήστε ευρέως αυτές τις συνεδρίες μέσω των καναλιών του ιδρύματος: πίνακες ανακοινώσεων, ιστότοπο, μέσα κοινωνικής δικτύωσης και ηλεκτρονικά μηνύματα προς τους φοιτητές.

Παρέχετε έναν κατάλληλο χώρο, ιδανικά ένα γραφείο που επιτρέπει εμπιστευτικές συζητήσεις. Τα μέλη του προσωπικού που βρίσκονται σε υπηρεσία πρέπει να είναι πλήρως εκπαιδευμένα σε διαδικασίες και συγκεκριμένες περιπτώσεις, ώστε να παρέχουν αξιόπιστες και εξατομικευμένες απαντήσεις σε κάθε μαθητή. Η διατήρηση ενός αρχείου καταγραφής συχνών ερωτήσεων θα εμπλουτίσει επίσης τις Συχνές Ερωτήσεις που είναι διαθέσιμες σε όλους.

Να προσφέρουμε εξατομικευμένη υποστήριξη

Για τις πιο σύνθετες περιπτώσεις, η εξατομικευμένη υποστήριξη μπορεί να κάνει τη διαφορά. Επιτρέπει την εξέταση των ιδιαιτεροτήτων κάθε περίπτωσης και παρέχει εξατομικευμένη υποστήριξη.

Ωστόσο, η εφαρμογή ενός τέτοιου συστήματος απαιτεί αυστηρή οργάνωση. Πρώτον, οι ενδιαφερόμενοι φοιτητές πρέπει να προσδιορίζονται με σαφήνεια μέσω διασταύρωσης διαφόρων κριτηρίων: δυσκολίες που αντιμετωπίζουν, συσσωρευμένες καθυστερήσεις, ιδιαίτερη προσωπική κατάσταση κ.λπ.

Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η αξιολόγηση, πρέπει να οριστεί ένα μοναδικό σημείο επαφής για κάθε μαθητή. Αυτό το αφοσιωμένο άτομο θα είναι σε θέση να οικοδομήσει μια σχέση εμπιστοσύνης και στενής συνεργασίας, απαραίτητη για την αποτελεσματική μακροπρόθεσμη υποστήριξη. Θα προγραμματίζονται τακτικές συναντήσεις για την αξιολόγηση της προόδου και την προσαρμογή του σχεδίου δράσης, όπως απαιτείται.

Παράλληλα, ο μέντορας θα κινητοποιήσει όλους τους απαραίτητους πόρους, τόσο εσωτερικούς όσο και εξωτερικούς: ενισχυμένη εκπαιδευτική υποστήριξη, προσαρμογές στα ωράρια, ψυχολογική βοήθεια και λύσεις για την υπέρβαση των υλικών εμποδίων. Στόχος: η παροχή μιας ολοκληρωμένης και συντονισμένης απάντησης στις προκλήσεις που αντιμετωπίζονται.

Δημιουργήστε εκπαιδευτικά βίντεο και οδηγούς

Για να διευκολυνθεί η διαδικασία για τους μαθητές, είναι απαραίτητο να τους παρέχετε σαφές και πρακτικό επεξηγηματικό υλικό:

• Οδηγοί βήμα προς βήμα που περιγράφουν λεπτομερώς κάθε στάδιο της διαδικασίας υποβολής αίτησης για υποτροφία, από τη δημιουργία του κοινωνικού αρχείου του φοιτητή έως την υποβολή δικαιολογητικών. Αυτοί οι οδηγοί θα πρέπει να παρουσιάζονται με στιγμιότυπα οθόνης και συγκεκριμένα παραδείγματα.

• Σύντομα, δυναμικά εκπαιδευτικά βίντεο που παρουσιάζουν τα κύρια χαρακτηριστικά της διαδικτυακής πλατφόρμας εφαρμογών. Στόχος είναι η γρήγορη εξοικείωση των μαθητών με τη διεπαφή και η επίδειξη των βασικών ενεργειών που πρέπει να εκτελέσουν.

• Μια Συχνή Ερώτηση που συγκεντρώνει τις πιο συχνές ερωτήσεις των φοιτητών, με ακριβείς και ενημερωμένες απαντήσεις. Αυτή η Συχνή Ερώτηση θα πρέπει να καλύπτει διάφορα θέματα, όπως οι προϋποθέσεις επιλεξιμότητας, ο υπολογισμός της υποτροφίας και οι μέθοδοι πληρωμής.

• Σύντομοι οδηγοί αναφοράς που συνοψίζουν βασικά σημεία, όπως το χρονοδιάγραμμα υποβολής αιτήσεων, τη λίστα απαιτούμενων εγγράφων και χρήσιμες επαφές. Αυτοί οι οδηγοί, οι οποίοι μπορούν να εκτυπωθούν ή να προβληθούν σε smartphone, θα επιτρέψουν στους φοιτητές να έχουν πάντα απαραίτητες πληροφορίες στη διάθεσή τους.

Διαφοροποιώντας τους πόρους και καθιστώντας τους εύκολα προσβάσιμους στον ειδικό ιστότοπο και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα απλοποιήσετε σημαντικά τη διαδικασία για τους μαθητές. Μη διστάσετε να τους δοκιμάσετε και να συλλέξετε σχόλια από τους χρήστες για να τους βελτιώνετε συνεχώς.

Διευκόλυνση της απόκτησης δικαιολογητικών

Παροχή σχολικών πιστοποιητικών

Για την ταχεία έκδοση πιστοποιητικών εγγραφής στους φοιτητές, το ίδρυμα πρέπει να εφαρμόσει μια απλή και αποτελεσματική διαδικασία. Η ψηφιοποίηση και ο αυτοματισμός αποτελούν βασικούς μοχλούς για την απλοποίηση αυτής της διοικητικής διαδικασίας.

Μόλις ολοκληρωθεί η διοικητική εγγραφή, το πιστοποιητικό φοιτητή θα μπορούσε να δημιουργηθεί αυτόματα και να διατεθεί άμεσα στην ηλεκτρονική πύλη του φοιτητή. Αυτό θα επέτρεπε στον φοιτητή να το κατεβάσει και να το εκτυπώσει ανεξάρτητα, χωρίς να χρειάζεται να ταξιδέψει ή να περιμένει τη χειροκίνητη επεξεργασία από το γραφείο φοιτητικών υπηρεσιών.

Επιπλέον, η αποστολή του πιστοποιητικού μέσω email με συνημμένο αρχείο θα διασφάλιζε ότι οι φοιτητές θα έχουν το έγγραφο ακόμη και χωρίς να συνδεθούν στον λογαριασμό τους. Αυτό θα απέτρεπε το ίδρυμα από την αύξηση των αιτημάτων στην αρχή κάθε ακαδημαϊκού έτους και θα απέφευγε την υπερφόρτωση της υπηρεσίας, με αποτέλεσμα σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και για τα δύο μέρη.

Συγκεντρώστε αιτήματα για δικαιολογητικά

Η προετοιμασία των αιτήσεων υποτροφιών απαιτεί πολλά δικαιολογητικά: φορολογικές δηλώσεις, πιστοποιητικά σπουδών, αποδεικτικά διεύθυνσης κ.λπ. Η διαχείριση αυτών των αιτήσεων κατά περίπτωση αντιπροσωπεύει σημαντικό φόρτο εργασίας για τις διοικητικές υπηρεσίες και μπορεί να καθυστερήσει την επεξεργασία των αιτήσεων.

Η εφαρμογή ενός κεντρικού, χωρίς χαρτιά συστήματος συλλογής δικαιολογητικών θα βελτίωνε την αποτελεσματικότητα. Μια ενιαία πύλη προσβάσιμη τόσο στους φοιτητές όσο και στο διοικητικό προσωπικό θα απλοποιούσε σημαντικά τη διαδικασία.

Διασφάλιση της παρακολούθησης των υποθέσεων

Εφαρμόστε ένα σύστημα υπενθυμίσεων

Για την αποτελεσματική επανένταξη των φοιτητών των οποίων οι αιτήσεις υποτροφιών είναι ελλιπείς, πρέπει να εφαρμοστούν διάφορες ενέργειες:

• Στείλτε εξατομικευμένα email παρακολούθησης: γράψτε ένα σαφές και περιεκτικό μήνυμα υπενθυμίζοντάς τους τα έγγραφα που λείπουν και την προθεσμία για την ολοκλήρωση της αίτησης. Χρησιμοποιήστε έναν ευγενικό και ενθαρρυντικό τόνο.

• Στοχευμένες κλήσεις παρακολούθησης: Για τις πιο κρίσιμες περιπτώσεις ή για εκείνες με πλησιάζουσα προθεσμία, μια κλήση σάς επιτρέπει να επικοινωνήσετε απευθείας με τον φοιτητή. Υιοθετήστε μια υποστηρικτική προσέγγιση και προσφέρετε τη βοήθειά σας εάν χρειαστεί.

• Ρυθμίστε ειδοποιήσεις στο intranet των φοιτητών: προσθέστε ένα μήνυμα ειδοποίησης στην αρχική σελίδα του ENT που θα υπενθυμίζει στους φοιτητές να ελέγχουν την κατάσταση της αίτησής τους. Ένας άμεσος σύνδεσμος προς τη λίστα των απαιτούμενων εγγράφων θα απλοποιήσει τη διαδικασία.

• Οργανώστε ειδικές ώρες γραφείου: προσφέρετε συγκεκριμένες ώρες όπου οι φοιτητές μπορούν να έρθουν και να συμπληρώσουν τις αιτήσεις τους με τη βοήθεια του διοικητικού προσωπικού. Δημοσιοποιήστε ευρέως αυτό το σύστημα υποστήριξης.

• Δημοσίευση εκπαιδευτικών βίντεο: Δημιουργήστε σύντομα βίντεο ή οπτικά infographics που εξηγούν βήμα προς βήμα πώς να υποβάλετε τα σωστά δικαιολογητικά. Το σαφές και διδακτικό περιεχόμενο θα ενθαρρύνει τους μαθητές να ολοκληρώσουν γρήγορα τις αιτήσεις τους.

   

Ελέγξτε την πληρότητα των αρχείων

Πριν από την υποβολή αιτήσεων υποτροφίας στο CROUS (Περιφερειακό Κέντρο Φοιτητικών Υπηρεσιών), είναι απαραίτητος ένας αυστηρός έλεγχος της πληρότητάς τους. Πράγματι, οποιαδήποτε ελλιπής αίτηση κινδυνεύει να καθυστερήσει σημαντικά την επεξεργασία της και, κατά συνέπεια, την καταβολή της υποτροφίας στον φοιτητή.

Για να διασφαλιστεί η πλήρης αίτηση, είναι απαραίτητο να επαληθευτεί σχολαστικά ότι υπάρχουν όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά: ειδοποίηση προσδιορισμού φόρου, απόδειξη εγγραφής, τραπεζικό αντίγραφο στο όνομα του φοιτητή κ.λπ. Η χρήση μιας λίστας ελέγχου που συνοψίζει όλα τα απαραίτητα έγγραφα θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τίποτα δεν θα παραβλεφθεί κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας επαλήθευσης. Εάν λείπει κάποιο έγγραφο, πρέπει να επικοινωνήσετε αμέσως με τον φοιτητή για να το προσκομίσει το συντομότερο δυνατό.

Συνοπτικά, η φοιτητική επιχορήγηση βάσει αναγκών αποτελεί απαραίτητη υποστήριξη για φοιτητές που αντιμετωπίζουν οικονομικές δυσκολίες. Για να τη λάβετε, πρέπει να συμπληρώσετε τον Κοινωνικό Φάκελο του Φοιτητή σας ηλεκτρονικά μεταξύ Μαρτίου και Μαΐου, συγκεντρώνοντας τα απαραίτητα δικαιολογητικά. Το ποσό της επιχορήγησης, που καταβάλλεται από τον Σεπτέμβριο έως τον Ιούνιο, ποικίλλει ανάλογα με την κατάστασή σας. Όπως και η Emundus, έτσι και η Crous στοχεύει στην απλοποίηση της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στην επιτυχία στην τριτοβάθμια εκπαίδευσή σας.