Η παροχή εξατομικευμένης υποδοχής στους υποψηφίους κατά τη διάρκεια των εισαγωγικών εξετάσεων αποτελεί σημαντική πρόκληση για τα σχολεία. Ένα ηλεκτρονικό εργαλείο διαχείρισης αιτήσεων τους επιτρέπει να συλλέγουν ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τις προτιμήσεις και τους περιορισμούς κάθε συμμετέχοντα, να συγκεντρώνουν δεδομένα για απλοποιημένη διαχείριση και να αυτοματοποιούν διοικητικές εργασίες. Χάρη σε αυτά τα χαρακτηριστικά, τα σχολεία μπορούν να προσφέρουν εξατομικευμένη υποστήριξη και να εγγυώνται μια θετική εμπειρία για τους υποψηφίους.

Περίληψη :

1. Συλλέξτε ακριβείς πληροφορίες μέσω μιας προσαρμόσιμης φόρμας

2. Συγκέντρωση δεδομένων για απλοποιημένη διαχείριση

3. Αυτοματοποιήστε τις διοικητικές εργασίες

4. Προσφορά εξατομικευμένης υποστήριξης στους υποψηφίους

1- Συλλέξτε ακριβείς πληροφορίες μέσω μιας προσαρμόσιμης φόρμας

Προσαρμόστε τα πεδία στις συγκεκριμένες απαιτήσεις κάθε διαγωνισμού

Το λογισμικό διαχείρισης εφαρμογών σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες φόρμες για να συλλέγετε τις πληροφορίες που απαιτούνται για την οργάνωση της διαμονής και των γευμάτων για τους αιτούντες. Αυτό σας επιτρέπει να εξατομικεύετε τα πεδία σύμφωνα με τις συγκεκριμένες απαιτήσεις κάθε διαγωνισμού και πανεπιστημιούπολης, διασφαλίζοντας ότι οι ανάγκες του σχολείου σας καλύπτονται με ακρίβεια.

Προσαρμόζοντας τις φόρμες αίτησης, μπορείτε να συλλέξετε βασικές πληροφορίες, όπως προτιμήσεις διαμονής, διατροφικούς περιορισμούς και ταξιδιωτικούς περιορισμούς. Αυτά τα δεδομένα θα σας επιτρέψουν στη συνέχεια να προσφέρετε μια εξατομικευμένη υποδοχή και να προβλέψετε καλύτερα τις ανάγκες κάθε αιτούντος.

Ας πάρουμε για παράδειγμα μια εισαγωγική εξέταση για μια σχολή διοίκησης επιχειρήσεων με κύρος. Η αίτηση θα μπορούσε να περιλαμβάνει συγκεκριμένα πεδία που να αναφέρουν τροφικές αλλεργίες, τον προτιμώμενο τύπο διαμονής (μονόκλινο δωμάτιο, δίκλινο δωμάτιο κ.λπ.) και το προβλεπόμενο μέσο μεταφοράς για να φτάσει κανείς στην πανεπιστημιούπολη. Συλλέγοντας αυτές τις πληροφορίες εκ των προτέρων, η σχολή μπορεί να προσαρμόσει τις υπηρεσίες της και να διασφαλίσει ότι κάθε υποψήφιος επωφελείται από τις βέλτιστες συνθήκες κατά τη διάρκεια των προφορικών εξετάσεων.

Ενσωματώστε ατομικές προτιμήσεις και περιορισμούς

Η προσαρμόσιμη φόρμα αίτησης σάς επιτρέπει να ενσωματώσετε τις ατομικές προτιμήσεις και τους περιορισμούς των υποψηφίων. Για παράδειγμα, μπορείτε να συμπεριλάβετε πεδία για τροφικές αλλεργίες, συγκεκριμένες δίαιτες ή ανάγκες που σχετίζονται με κάποια αναπηρία.

Συλλέγοντας αυτές τις πληροφορίες εκ των προτέρων, μπορείτε να λάβετε υπόψη τις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε υποψηφίου και να προσαρμόσετε ανάλογα τις υπηρεσίες διαμονής και εστίασης. Αυτό σας επιτρέπει να προσφέρετε μια πραγματικά εξατομικευμένη υποδοχή και να διασφαλίσετε την ευημερία όλων των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια των προφορικών εξετάσεων.

Ας εξετάσουμε την περίπτωση ενός υποψηφίου με σωματική αναπηρία. Χρησιμοποιώντας την αίτηση, μπορούν να υποδείξουν τις συγκεκριμένες ανάγκες προσβασιμότητας που έχουν για τη στέγαση και τις αίθουσες εξετάσεων. Το σχολείο μπορεί στη συνέχεια να παρέχει μια προσαρμοσμένη αίθουσα και να διασφαλίσει ότι οι εγκαταστάσεις είναι εξοπλισμένες για να υποδεχτούν αυτόν τον υποψήφιο στις καλύτερες δυνατές συνθήκες. Αυτή η προσοχή στις ατομικές ανάγκες καταδεικνύει τη δέσμευση του ιδρύματος για ένταξη και ίσες ευκαιρίες.

Γνωρίζατε ότι το 92% των υποψηφίων εκτιμά τη δυνατότητα εξατομίκευσης της διαμονής και των γευμάτων τους κατά τη διάρκεια των προφορικών εξετάσεων του διαγωνισμού;

2- Συγκεντρώστε δεδομένα για απλοποιημένη διαχείριση

Πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο

Ένα ηλεκτρονικό εργαλείο διαχείρισης αιτήσεων σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με τα αιτήματα διαμονής και γευμάτων των υποψηφίων. Αυτό σας παρέχει πρόσβαση σε βασικές πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, όπως ο αριθμός των θέσεων που έχουν κρατηθεί, οι επιλογές που έχει επιλέξει κάθε υποψήφιος και τυχόν συγκεκριμένα αιτήματα.

Αυτή η συγκέντρωση δεδομένων απλοποιεί σημαντικά το έργο των ομάδων υποδοχής των υποψηφίων σας. Μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται ανά πάσα στιγμή, χωρίς να χρειάζεται να διαχειριστούν διαφορετικά αρχεία ή μέσα. Αυτό επιτρέπει την ομαλότερη και πιο αποτελεσματική διαχείριση της διαμονής και της εστίασης.

Ας πάρουμε το παράδειγμα μιας σχολής μηχανικών που διοργανώνει εξετάσεις εισαγωγής σε διάστημα αρκετών ημερών. Χάρη στην πλατφόρμα διαχείρισης εφαρμογών, η ομάδα υποδοχής μπορεί να παρακολουθεί τα ποσοστά πληρότητας των καταλυμάτων σε πραγματικό χρόνο και να προσαρμόζει την κατανομή των δωματίων με βάση τις αφίξεις και τις αναχωρήσεις. Μπορούν επίσης να προβλέψουν τις ανάγκες εστίασης έχοντας μια σαφή εικόνα του αριθμού των γευμάτων που απαιτούνται για κάθε υπηρεσία. Αυτή η κεντρική και δυναμική διαχείριση επιτρέπει την ταχεία προσαρμογή σε απρόβλεπτα γεγονότα και βελτιστοποιεί τους πόρους.

Δημιουργία αναφορών και στατιστικών στοιχείων

Χάρη στα δεδομένα που συλλέγονται μέσω της φόρμας αίτησης και είναι συγκεντρωμένα στην πλατφόρμα, μπορείτε εύκολα να δημιουργείτε αναφορές και στατιστικά στοιχεία σχετικά με την πληρότητα των καταλυμάτων, την κατανάλωση γευμάτων και την ικανοποίηση των υποψηφίων.

Αυτές οι πολύτιμες πληροφορίες σάς επιτρέπουν να αναλύσετε προσεκτικά τη διαδικασία των προφορικών εξετάσεων και να εντοπίσετε τομείς που χρήζουν βελτίωσης σε μελλοντικές συνεδρίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσαρμόσετε τον αριθμό των προσφερόμενων θέσεων με βάση τις παρατηρούμενες τάσεις ή να προσαρμόσετε τα μενού σύμφωνα με τις προτιμήσεις των υποψηφίων.

Φανταστείτε μια σχολή διοίκησης επιχειρήσεων που θέλει να βελτιστοποιήσει τις επιλογές στέγασης για τις επερχόμενες προφορικές εξετάσεις. Αναλύοντας δεδομένα από προηγούμενα έτη, διαπιστώνει ότι η ζήτηση για μονόκλινα δωμάτια είναι σημαντικά υψηλότερη από ό,τι για κοινόχρηστα δωμάτια. Με βάση αυτήν την παρατήρηση, η σχολή μπορεί να αποφασίσει να αναθεωρήσει την κατανομή των στεγαστικών δωματίων και να προσφέρει περισσότερα μονόκλινα δωμάτια. Αυτή η προσέγγιση που βασίζεται σε δεδομένα της επιτρέπει να προσαρμόσει τις προσφορές της πιο κοντά στις προσδοκίες των υποψηφίων και να βελτιώσει τη συνολική τους εμπειρία.

Για τη βέλτιστη παρακολούθηση της ένταξης των υποψηφίων, ακολουθούν ορισμένοι βασικοί δείκτες που πρέπει να παρακολουθούνται:

3- Αυτοματοποιήστε τις διοικητικές εργασίες

Ρύθμιση παραμέτρων κανόνων διαχείρισης

Το λογισμικό διαχείρισης εφαρμογών σάς επιτρέπει να διαμορφώνετε συγκεκριμένους κανόνες για τη διαμονή και τα γεύματα των υποψηφίων. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ώρες λήξης για την πρόσβαση σε υπηρεσίες εστίασης, προθεσμίες για κρατήσεις δωματίων και πολιτικές ακύρωσης.

Ενσωματώνοντας αυτούς τους κανόνες απευθείας στην αίτηση, διασφαλίζετε ότι οι υποψήφιοι τους γνωρίζουν αμέσως μόλις εγγραφούν. Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε τις απαιτήσεις εκ των προτέρων και να αποφύγετε πολύπλοκες καταστάσεις αργότερα. Αυτό αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό κέρδος σε χρόνο και αποτελεσματικότητα για τις ομάδες σας.

Σκεφτείτε ένα σχολείο που θέλει να ορίσει μια προθεσμία κράτησης για τη διαμονή, ώστε να οργανώσει καλύτερα την υποδοχή των αιτούντων. Ορίζοντας αυτόν τον κανόνα στην αίτηση, το σχολείο διασφαλίζει ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν αυτόν τον περιορισμό και κάνουν τις κρατήσεις τους εγκαίρως. Αυτό αποφεύγει τα αιτήματα της τελευταίας στιγμής και επιτρέπει στην ομάδα υποδοχής να προγραμματίσει με ηρεμία την κατανομή των δωματίων και τις σχετικές υπηρεσίες.

Αποστολή εξατομικευμένων ειδοποιήσεων

Η αυτοματοποίηση των διοικητικών εργασιών περιλαμβάνει επίσης την αποστολή εξατομικευμένων ειδοποιήσεων στους υποψηφίους. Με ένα ηλεκτρονικό εργαλείο διαχείρισης, μπορείτε να ρυθμίσετε email επιβεβαίωσης για κρατήσεις διαμονής και γευμάτων, υπενθυμίσεις πριν από την ημερομηνία της προφορικής εξέτασης και ευχαριστήρια μηνύματα μετά την εκδήλωση.

Αυτές οι αυτοματοποιημένες επικοινωνίες, προσαρμοσμένες στο προφίλ κάθε υποψηφίου, σας επιτρέπουν να τους παρέχετε όλες τις πρακτικές πληροφορίες που χρειάζονται, χωρίς να επιβαρύνετε τις ομάδες σας με αυτές τις χρονοβόρες εργασίες. Αυτό βελτιώνει την εμπειρία του υποψηφίου, βελτιστοποιώντας παράλληλα τον φόρτο εργασίας των υπαλλήλων σας.

Φανταστείτε ένα σχολείο που θέλει να στείλει ένα εξατομικευμένο email επιβεβαίωσης σε κάθε υποψήφιο που έχει κάνει κράτηση διαμονής. Χρησιμοποιώντας το εργαλείο διαχείρισης αιτήσεων, μπορεί να διαμορφώσει ένα πρότυπο email που περιλαμβάνει πληροφορίες συγκεκριμένες για κάθε συμμετέχοντα (ημερομηνίες διαμονής, τύπος δωματίου, υπηρεσίες που περιλαμβάνονται κ.λπ.). Αυτά τα email αποστέλλονται στη συνέχεια αυτόματα, χωρίς καμία χειροκίνητη παρέμβαση από την ομάδα. Έτσι, οι υποψήφιοι έχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να προετοιμαστούν για την άφιξή τους με ηρεμία, ενώ το προσωπικό μπορεί να επικεντρωθεί σε εργασίες υψηλότερης αξίας.

Για την αποτελεσματική αυτοματοποίηση των διοικητικών εργασιών που σχετίζονται με την ένταξη υποψηφίων, ακολουθούν ορισμένες ενέργειες που πρέπει να υλοποιηθούν:

1. Ορίστε σαφείς κανόνες διαχείρισης και ενσωματώστε τους στην αίτηση

2. Δημιουργήστε πρότυπα email για τις διάφορες ειδοποιήσεις που θα αποστέλλονται στους υποψηφίους

3. Ρυθμίστε αυτόματες ενεργοποιήσεις για την αποστολή email (επιβεβαιώσεις κράτησης, υπενθυμίσεις κ.λπ.)

4. Αυτόματη δημιουργία των απαραίτητων εγγράφων για την υποδοχή των υποψηφίων (κάρτες, δρομολόγια κ.λπ.)

5. Ρύθμιση ειδοποιήσεων για συγκεκριμένα αιτήματα ή καταστάσεις που απαιτούν χειροκίνητη παρέμβαση

Απλοποιήστε τη διαδικασία ηλεκτρονικής πληρωμής

Η προσφορά ηλεκτρονικής πληρωμής για διαμονή και γεύματα έχει πολλά πλεονεκτήματα τόσο για τους υποψηφίους όσο και για τα σχολεία. Οι συμμετέχοντες μπορούν να πληρώσουν για τις κρατήσεις τους εύκολα και με ασφάλεια, με τον δικό τους ρυθμό. Από την πλευρά σας, δεν χρειάζεται πλέον να διαχειρίζεστε επιταγές ή μετρητά την ημέρα και μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τις πληρωμές.

Ενσωματώνοντας μια λύση πληρωμών στο εργαλείο διαχείρισης εφαρμογών σας, βελτιστοποιείτε τη διαδικασία και αποφεύγετε τα απλήρωτα τιμολόγια ή σφάλματα. Αυτό παρέχει ηρεμία σε όλους και εξαλείφει ένα πιθανό σημείο τριβής κατά την οργάνωση συνεντεύξεων.

Ας πάρουμε το παράδειγμα ενός σχολείου που προσφέρει διάφορες επιλογές διαμονής και εστίασης επί πληρωμή κατά τη διάρκεια των εισαγωγικών εξετάσεων. Επιτρέποντας στους υποψηφίους να πληρώνουν απευθείας ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας αιτήσεων, απλοποιείται σημαντικά η διαδικασία. Τέλος στη διαχείριση επιταγών ή χειροκίνητων τραπεζικών μεταφορών. Όλα είναι κεντρικά και αυτοματοποιημένα. Οι υποψήφιοι μπορούν να πληρώσουν με λίγα μόνο κλικ, σε μια στιγμή που τους βολεύει καλύτερα. Το σχολείο, από την πλευρά του, μπορεί εύκολα να παρακολουθεί τις πληρωμές και να κάνει κρατήσεις για ποσοστά μετατροπής.

«Η ηλεκτρονική πληρωμή μας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο στη διαχείριση των εγγραφών στις προφορικές εξετάσεις και μας επιτρέπει να επικεντρωθούμε σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία: την υποδοχή των υποψηφίων με τις καλύτερες δυνατές συνθήκες.» - Υπεύθυνος Εισαγωγών σε κορυφαία σχολή διοίκησης επιχειρήσεων

4- Προσφέρετε εξατομικευμένη υποστήριξη στους υποψηφίους

Προβλέψτε συγκεκριμένες ανάγκες

Χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω της φόρμας αίτησης, μπορείτε να προβλέψετε τις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε συμμετέχοντα και να ανταποκριθείτε σε αυτές με εξατομικευμένο τρόπο. Για παράδειγμα, εάν ένας αιτών σας ενημερώσει για μια τροφική αλλεργία, μπορείτε να προετοιμάσετε ένα κατάλληλο μενού και να τον ενημερώσετε εκ των προτέρων.

Αυτή η προσοχή στις ατομικές ανάγκες καταδεικνύει τη δέσμευσή σας να παρέχετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία στους υποψηφίους σας. Προβλέποντας τα αιτήματά τους και παρέχοντας συγκεκριμένες λύσεις, τους δίνετε τη δυνατότητα να προσεγγίσουν τις προφορικές εξετάσεις υπό βέλτιστες συνθήκες.

Φανταστείτε έναν υποψήφιο που δηλώνει στην αίτησή του ότι ακολουθεί χορτοφαγική διατροφή. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να προετοιμάσετε κατάλληλες επιλογές για κάθε γεύμα και να ενημερώσετε τον υποψήφιο εκ των προτέρων. Αυτό τον αποτρέπει από το να χρειάζεται να ανησυχεί για τη διατροφή του κατά τη διάρκεια των προφορικών εξετάσεων και του δείχνει ότι η ευημερία του αποτελεί προτεραιότητα για το σχολείο σας. Είναι μια απλή χειρονομία, αλλά μπορεί να κάνει πραγματική διαφορά στην εμπειρία του υποψηφίου.

Οργάνωση ατομικών ταξιδιών

Το λογισμικό παρακολούθησης αιτούντων σάς επιτρέπει επίσης να οργανώνετε τα ατομικά ταξίδια των συμμετεχόντων, από την άφιξη έως την αναχώρηση. Συλλέγοντας πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο μεταφοράς και τα χρονοδιαγράμματά τους, μπορείτε να παρέχετε εξατομικευμένη υποστήριξη.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία υπηρεσιών μεταφοράς από σιδηροδρομικούς σταθμούς ή αεροδρόμια, την οργάνωση κοινής χρήσης αυτοκινήτου μεταξύ υποψηφίων ή την κράτηση ταξί. Κάνοντας τα ταξίδια ευκολότερα για όλους, βοηθάτε στη μείωση του άγχους τους και τους προσφέρετε μια θετική εμπειρία.

Ας πάρουμε το παράδειγμα ενός σχολείου που καλωσορίζει υποψηφίους από όλη τη Γαλλία για τις προφορικές εξετάσεις του. Προσφέροντας υπηρεσία μεταφοράς από τον σιδηροδρομικό σταθμό, απλοποιείται σημαντικά η άφιξή τους στην πανεπιστημιούπολη. Οι υποψήφιοι δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχούν για την εύρεση μεταφορικού μέσου ή την πλοήγηση σε μια άγνωστη πόλη. Τους υποδέχονται αμέσως μόλις κατέβουν από το τρένο και τους μεταφέρουν στο κατάλυμά τους. Πρόκειται για μια πολύτιμη υπηρεσία που καταδεικνύει τη δέσμευση του σχολείου για την άνεση των συμμετεχόντων.

Για να προσφέρετε στους υποψηφίους εξατομικευμένη και αξέχαστη υποστήριξη, ακολουθούν ορισμένες ιδέες που μπορείτε να εφαρμόσετε:

Συμπέρασμα:

Προσαρμόζοντας τις φόρμες αίτησης, συγκεντρώνοντας δεδομένα, αυτοματοποιώντας διοικητικές εργασίες και προσφέροντας εξατομικευμένη υποστήριξη, τα σχολεία μπορούν να εγγυηθούν μια αξέχαστη εμπειρία για τους αιτούντες και, ως εκ τούτου, να ενισχύσουν την ελκυστικότητα και τη φήμη τους. Επενδύοντας σε αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης αιτήσεων, τα ιδρύματα διασφαλίζουν ότι ξεχωρίζουν σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον και ανταποκρίνονται στις συνεχώς αυξανόμενες προσδοκίες των αιτούντων.