Γιατί ένα πανεπιστήμιο χρειάζεται ένα CRM;

Σε ένα πλαίσιο αυξημένου ανταγωνισμού μεταξύ των ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, τα πανεπιστήμια πρέπει πλέον να υιοθετήσουν μια πελατοκεντρική προσέγγιση για την προσέλκυση, την πρόσληψη και τη διατήρηση φοιτητών, καθώς και για την ανάπτυξη διαρκών σχέσεων με τους διάφορους συνεργάτες τους. Η εφαρμογή ενός συστήματος CRM (Customer Relationship Management) καθίσταται επομένως μια σημαντική στρατηγική επιταγή για τα πανεπιστήμια. Αυτό το εργαλείο τους επιτρέπει να συγκεντρώνουν δεδομένα, να βελτιστοποιούν τις διαδικασίες και να βελτιώνουν την επικοινωνία, προκειμένου να ανταποκρίνονται καλύτερα στις προσδοκίες του κοινού τους. Ανακαλύψτε τις κύριες περιπτώσεις χρήσης και τα οφέλη ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο.

Περίληψη:

1. Οι προκλήσεις ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο
2. Οι κύριες περιπτώσεις χρήσης ενός CRM πανεπιστημίου
3. Τα συγκεκριμένα οφέλη ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο

Οι επιπτώσεις ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο

Επιλογή ενός CRM προσαρμοσμένου στις συγκεκριμένες ανάγκες των πανεπιστημίων

Η επιλογή ενός συστήματος CRM για ένα πανεπιστήμιο απαιτεί προσεκτική εξέταση. Είναι απαραίτητο να καθοριστεί με σαφήνεια το πεδίο εφαρμογής του έργου και οι συγκεκριμένες ανάγκες του ιδρύματος εκ των προτέρων. Αυτό θα επιτρέψει τον προσδιορισμό των βασικών λειτουργιών που πρέπει να προσφέρει η λύση CRM.

Ένα άλλο κρίσιμο σημείο είναι η ικανότητα του CRM να ενσωματώνεται με το υπάρχον σύστημα πληροφοριών. Το εργαλείο πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνεί και να ανταλλάσσει δεδομένα με άλλες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται, όπως το λογισμικό αρχείων φοιτητών. Η καλή ενσωμάτωση θα διευκολύνει την υιοθέτηση από ομάδες και θα αποτρέψει τη δημιουργία σιλό δεδομένων.

Τέλος, είναι σημαντικό να έχουμε κατά νου ότι κάθε πανεπιστήμιο έχει τις δικές του ιδιαιτερότητες: πολλαπλά τμήματα, πολλαπλά στοιχεία, ποικίλα μαθήματα... Το επιλεγμένο CRM πρέπει να είναι επαρκώς ευέλικτο και προσαρμόσιμο ώστε να προσαρμόζεται σε αυτό το μοναδικό πλαίσιο, χωρίς να επιβάλλει αναταραχές στις υπάρχουσες διαδικασίες.

Πείθοντας τις ομάδες για τα οφέλη της κοινής χρήσης δεδομένων

Η αποδοχή της κοινής χρήσης δεδομένων από την ομάδα σε ένα πανεπιστημιακό CRM μπορεί να συναντήσει κάποια αντίσταση. Οι χρήστες μπορεί να φοβούνται ότι θα χάσουν τον έλεγχο των επαφών «τους» ή να ανησυχούν ότι οι εμπιστευτικές πληροφορίες θα κοινοποιηθούν σε μεγάλο βαθμό.

Για να ξεπεραστούν αυτά τα εμπόδια, είναι απαραίτητο να εμπλακούν οι ομάδες από πολύ νωρίς στο έργο. Εργαστήρια που θα επιτρέπουν στους μελλοντικούς χρήστες να εκφράσουν τις ανάγκες και τις ανησυχίες τους θα βοηθήσουν στον καθορισμό κανόνων για την κοινή χρήση και την πρόσβαση σε δεδομένα και, ως εκ τούτου, στη δημιουργία ενός κλίματος εμπιστοσύνης.

Η καθιέρωση σαφούς διακυβέρνησης, ο καθορισμός των ρόλων όλων και των διαδικασιών διαχείρισης δεδομένων, θα καθησυχάσει επίσης τις ομάδες. Τέλος, οι τακτικές συνεδρίες επικοινωνίας και εκπαίδευσης θα πρέπει να εξηγούν τα συγκεκριμένα οφέλη του CRM και να υποστηρίζουν τους χρήστες στην εκμάθηση του τρόπου χρήσης του εργαλείου, προκειμένου να δημιουργήσουν καλές συνήθειες ανταλλαγής πληροφοριών.

Εφαρμογή στρατηγικής διαχείρισης δεδομένων

«Το CRM πρέπει να συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) που ισχύει στην Ευρωπαϊκή Ένωση». Αυτό το σημείο, το οποίο έθεσε ένας ειδικός στο CRM, είναι κρίσιμο. Τα προσωπικά δεδομένα των φοιτητών και των συνεργατών πρέπει να συλλέγονται, να αποθηκεύονται και να χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τους κανονισμούς του GDPR, υπό την ποινή αυστηρών κυρώσεων.

Πέρα από τις κανονιστικές πτυχές, είναι επίσης σημαντικό να εξετάσετε εκ των προτέρων τη στρατηγική εισαγωγής δεδομένων σας για το νέο CRM: ποια δεδομένα θα πρέπει να μετεγκατασταθούν από τα παλιά συστήματα και σε ποιο ιστορικό βάθος; Αυτές οι επιλογές θα επηρεάσουν την ποιότητα της βάσης δεδομένων. Τέλος, οι εργασίες διακυβέρνησης πρέπει να ορίσουν τα δικαιώματα πρόσβασης σε δυνητικά ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα, σύμφωνα με τα προφίλ των χρηστών. Παράλληλα, πρέπει να καλλιεργηθεί μια κουλτούρα ανταλλαγής πληροφοριών, απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία του CRM!

Οι κύριες περιπτώσεις χρήσης ενός πανεπιστημιακού CRM

Διαχείριση προσλήψεων και εισαγωγών

Η διαδικασία υποβολής αιτήσεων και εισαγωγής μπορεί γρήγορα να γίνει περίπλοκη και χρονοβόρα για τις πανεπιστημιακές ομάδες. Η χειροκίνητη παρακολούθηση κάθε αίτησης, η επικοινωνία με τους υποψηφίους και η προώθηση εγγράφων στα διάφορα τμήματα απαιτεί σημαντικό χρόνο.

Ένα CRM αφιερωμένο στην πρόσληψη προσωπικού σάς επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε ένα μεγάλο μέρος αυτών των εργασιών. Μόλις ένας υποψήφιος συμπληρώσει μια ηλεκτρονική φόρμα, οι πληροφορίες του συγκεντρώνονται στο CRM. Οι ροές εργασίας μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να στέλνουν αυτόματα email παρακολούθησης, να ζητούν πρόσθετα έγγραφα ή να προωθούν την αίτηση στα αρμόδια άτομα.

Το CRM παρέχει μια ολοκληρωμένη επισκόπηση της προόδου κάθε αίτησης. Αυτό επιτρέπει στις ομάδες να εντοπίζουν εύκολα υποθέσεις προτεραιότητας και να παρακολουθούν τους υποψηφίους, όπως απαιτείται. Χάρη στον χρόνο που εξοικονομείται από την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών, μπορούν να επικεντρωθούν στην οικοδόμηση ισχυρών σχέσεων με κορυφαία ταλέντα.

Βελτιστοποιώντας ολόκληρη τη διαδικασία εισαγωγής, το CRM βοηθά στην παροχή μιας θετικής και ξεχωριστής εμπειρίας για τους υποψηφίους. Αυτό αποτελεί βασικό πλεονέκτημα για την προσέλκυση κορυφαίων φοιτητών σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον.

Παρακολούθηση της προόδου των μαθητών

Η χρήση ενός CRM για ακαδημαϊκή παρακολούθηση και υποστήριξη φοιτητών προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα:

• Επιτρέπει τη συγκέντρωση όλων των δεδομένων και των αλληλεπιδράσεων που σχετίζονται με την ακαδημαϊκή πορεία του μαθητή: βαθμοί, απουσίες, ραντεβού με τη διοίκηση, ανταλλαγές με καθηγητές κ.λπ. Όλες αυτές οι πληροφορίες είναι γρήγορα και εύκολα προσβάσιμες από τα διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη.

• Μπορούν να ρυθμιστούν ειδοποιήσεις για τον γρήγορο εντοπισμό μαθητών που αντιμετωπίζουν δυσκολίες και την εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών. Το CRM διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των διδακτικών και των διοικητικών ομάδων.

• Ο φοιτητής επωφελείται από εξατομικευμένη υποστήριξη. Όλες οι αλληλεπιδράσεις παρακολουθούνται στο CRM, επιτρέποντας μεγαλύτερη ανταπόκριση και εξέταση του προφίλ του και των συγκεκριμένων αναγκών του. Μπορούν να προγραμματιστούν τακτικά ραντεβού παρακολούθησης.

• Στο τέλος των σπουδών τους, το CRM διατηρεί το ιστορικό της διαδρομής του φοιτητή, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο πλαίσιο των σχέσεων με τους αποφοίτους και για την ανάλυση των παραγόντων επιτυχίας.

Σχέσεις με αποφοίτους

Η διατήρηση της επαφής με τους αποφοίτους είναι απαραίτητη για ένα πανεπιστήμιο. Ένα CRM σας επιτρέπει να:

• Συγκεντρώστε τα στοιχεία επικοινωνίας και τα προφίλ των αποφοίτων

• Στείλτε τους τακτικά ενημερωτικά δελτία με τα νέα του σχολείου

• Προσκαλέστε τους σε ειδικές εκδηλώσεις (βραδιές δικτύωσης, συνέδρια κ.λπ.)

• Προσφέρετέ τους ευκαιρίες να συμμετάσχουν (μαρτυρίες, καθοδήγηση, φόρος μαθητείας κ.λπ.)

Αυτή η συνεχής σχέση ενισχύει τον δεσμό των αποφοίτων με το σχολείο τους. Στη συνέχεια, γίνονται πολύτιμοι πρεσβευτές, προτείνοντας το ίδρυμα στο δίκτυό τους. Το δίκτυο αποφοίτων αντιπροσωπεύει επίσης μια τεράστια ευκαιρία για τους τρέχοντες φοιτητές όσον αφορά την πρακτική άσκηση και την επαγγελματική αποκατάσταση. Ένα CRM είναι επομένως ένα βασικό εργαλείο για την ενεργοποίηση και τη διατήρηση της κοινότητας των αποφοίτων.

Διαχείριση Εταιρικής Συνεργασίας

Το CRM είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την αποτελεσματική διαχείριση των σχέσεων με τις συνεργαζόμενες εταιρείες. Σας επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλες τις βασικές πληροφορίες σχετικά με αυτούς τους συνεργάτες: στοιχεία επικοινωνίας, ιστορικό αλληλεπιδράσεων, ανάγκες προσλήψεων, σχόλια σχετικά με τους προσληφθέντες φοιτητές κ.λπ.

Χάρη σε αυτά τα ενοποιημένα δεδομένα, το πανεπιστήμιο μπορεί να επικοινωνεί με κάθε εταιρεία με εξατομικευμένο τρόπο. Για παράδειγμα, μπορεί να τους στέλνει τακτικά προφίλ φοιτητών που ταιριάζουν με τα κριτήρια πρόσληψής τους. Η παρακολούθηση αυτών των ανταλλαγών στο CRM καθιστά επίσης δυνατό τον εντοπισμό τομέων ικανοποίησης και τομέων βελτίωσης που θέτουν οι εταιρείες σχετικά με τις δεξιότητες των φοιτητών. Αυτές οι πληροφορίες είναι ανεκτίμητες για την προσαρμογή των προγραμμάτων ανάλογα με τις ανάγκες.

Το CRM παρέχει επίσης μια ολοκληρωμένη επισκόπηση των εταιρικών συνεργασιών. Με λίγα μόνο κλικ, μπορούν να δημιουργηθούν αναφορές για την ανάλυση του αριθμού των προσληφθέντων φοιτητών ανά εταιρεία και ανά τομέα, μετρώντας έτσι συγκεκριμένα την απόδοση του πανεπιστημίου όσον αφορά την απασχολησιμότητα. Αυτό αποτελεί αναμφισβήτητο πλεονέκτημα για την ενίσχυση της εικόνας και της ελκυστικότητάς του.

Τα απτά οφέλη ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο

Συγκέντρωση και οργάνωση δεδομένων

Ένα CRM σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλα τα απαραίτητα δεδομένα για φοιτητές, συνεργάτες και αποφοίτους σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Τέλος στις πληροφορίες που είναι διασκορπισμένες σε υπολογιστικά φύλλα ή βάσεις δεδομένων που δεν είναι συνδεδεμένες μεταξύ τμημάτων.

Χάρη σε αυτήν την κεντρική διαχείριση, τα δεδομένα είναι εύκολα προσβάσιμα σε όλους τους εξουσιοδοτημένους χρήστες, όπου κι αν βρίσκονται. Έτσι, κάθε χρήστης έχει μια ολοκληρωμένη εικόνα των μαθητών και μπορεί να αλληλεπιδράσει μαζί τους έχοντας πλήρη γνώση των γεγονότων.

Βελτίωση της εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας

Ένα σύστημα CRM βελτιστοποιεί σημαντικά την επικοινωνία, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά. Συγκεντρώνοντας όλες τις πληροφορίες σχετικά με τους φοιτητές, τους αποφοίτους και τους συνεργάτες, παρέχει σε κάθε τμήμα μια ολοκληρωμένη εικόνα 360°, επιτρέποντας σχετικές και εξατομικευμένες αλληλεπιδράσεις.

Ωστόσο, για την πλήρη αξιοποίηση αυτού του δυναμικού, η συμμετοχή της ομάδας είναι απαραίτητη. Ενδέχεται να προκύψει αντίσταση στην ανταλλαγή πληροφοριών. Η σαφής διακυβέρνηση, που ορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης σύμφωνα με τα προφίλ των χρηστών, είναι απαραίτητη για τη δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης.

Με αυτήν την προσπάθεια προσαρμογής στη νέα κουλτούρα, το CRM γίνεται ένας πραγματικός καταλύτης επικοινωνίας. Σας επιτρέπει να στείλετε το σωστό μήνυμα στο σωστό άτομο την κατάλληλη στιγμή, είτε πρόκειται για προσλήψεις, παρακολούθηση μαθημάτων είτε για σχέσεις με αποφοίτους. Η επικοινωνία γίνεται πιο αποτελεσματική και αποτελεσματική.

Βελτιστοποίηση διοικητικών διαδικασιών

Η χειροκίνητη διαχείριση διοικητικών διαδικασιών, όπως οι εγγραφές, η παρακολούθηση αρχείων και οι επακόλουθες ενέργειες, μπορεί γρήγορα να γίνει χρονοβόρα για τις ομάδες. Η εισαγωγή δεδομένων, η ενημέρωσή τους και η μετάδοση πληροφοριών απαιτεί σημαντικό χρόνο, εις βάρος εργασιών υψηλότερης αξίας.

Ο αυτοματισμός που επιτρέπει το CRM εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο. Οι ηλεκτρονικές φόρμες συμπληρώνουν απευθείας τη βάση δεδομένων, οι ροές εργασίας ειδοποιούν τα κατάλληλα άτομα σε κάθε στάδιο και τα email παρακολούθησης αποστέλλονται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Ως αποτέλεσμα, οι διαδικασίες επιταχύνονται και βελτιστοποιούνται, ενώ μειώνεται ο κίνδυνος σφαλμάτων. Οι ομάδες μπορούν στη συνέχεια να επικεντρωθούν εκ νέου στην παροχή εξατομικευμένης υποστήριξης στους μαθητές.

Υποστήριξη για τη διοίκηση και τη λήψη αποφάσεων

Ένα πανεπιστημιακό CRM συγκεντρώνει μια μεγάλη ποσότητα βασικών δεδομένων: πληροφορίες για τους φοιτητές και την ακαδημαϊκή τους πορεία, τις αλληλεπιδράσεις με συνεργαζόμενες εταιρείες, την απόδοση των διαφημιστικών καμπανιών κ.λπ. Αλλά αυτά τα ακατέργαστα δεδομένα είναι πολύτιμα μόνο εάν αναλυθούν και παρουσιαστούν με σχετικό τρόπο για να βοηθήσουν στη λήψη αποφάσεων.

Εδώ είναι που οι λειτουργίες αναφοράς του CRM γίνονται πραγματικά πολύτιμες. Με λίγα μόνο κλικ, είναι δυνατό να εξαχθούν βασικοί δείκτες: ποσοστό μετατροπής υποψήφιων πελατών σε φοιτητές, αριθμός συμβάσεων πρακτικής άσκησης και μαθητείας που έχουν υπογραφεί, ποσοστά ανοίγματος email κ.λπ.

Αυτοί οι πίνακες ελέγχου παρέχουν μια συνοπτική επισκόπηση της απόδοσης του ιδρύματος σε όλους τους βασικούς τομείς του. Επιτρέπουν τον γρήγορο εντοπισμό των δυνατών σημείων και των τομέων που χρήζουν βελτίωσης. Για παράδειγμα, εάν το ποσοστό απασχόλησης των φοιτητών σε ορισμένους τομείς μειώνεται, μπορούν να εφαρμοστούν δράσεις για την ενίσχυση των συνεργασιών με εταιρείες σε αυτούς τους τομείς.

Έτσι, το CRM γίνεται ένα πραγματικό εργαλείο λήψης αποφάσεων, δίνοντας στις ομάδες διαχείρισης ορατότητα στις μετρήσεις που είναι απαραίτητες για τη στρατηγική διαχείριση του πανεπιστημίου. Αυτό τους επιτρέπει να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης!

Συμπερασματικά, ένα CRM έχει γίνει ένα απαραίτητο εργαλείο για πανεπιστήμια και σχολεία που θέλουν να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση των σχέσεών τους με φοιτητές, συνεργαζόμενες εταιρείες και αποφοίτους. Συγκεντρώνοντας δεδομένα και αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες, ένα CRM εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και βελτιώνει την επικοινωνία σε κάθε στάδιο της φοιτητικής διαδρομής. Παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα 360° για εξατομικευμένη υποστήριξη και μια υψηλής ποιότητας εμπειρία υποψηφίων και φοιτητών - βασικά πλεονεκτήματα σε ένα πλαίσιο αυξημένου ανταγωνισμού μεταξύ των ιδρυμάτων. Χάρη στις προηγμένες λειτουργίες του, ένα CRM όπως αυτό που προσφέρει η Emundus βοηθά στην απλοποίηση των αιτήσεων και των εισαγωγών, παρέχοντας παράλληλα πολύτιμα εργαλεία λήψης αποφάσεων για την ενίσχυση της απόδοσης των πανεπιστημίων.