Σχολή CRM: 5 καλές πρακτικές για βέλτιστη χρήση

Η δημιουργία ενός CRM στο ίδρυμα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης είναι ένα σημαντικό έργο που απαιτεί καλή προετοιμασία προς τα πάνω. Ποιοι είναι οι στόχοι και πρέπει να καθοριστούν; Πώς να επιλέξετε καλά το εργαλείο σας και να εκπαιδεύσετε τις ομάδες σας; Ποιες είναι οι καλές πρακτικές για τη βελτιστοποίηση της ποιότητας των δεδομένων και της καθημερινής χρήσης; Ανακαλύψτε τις 5 βασικές συμβουλές μας για την επιτυχή εφαρμογή του σχολείου CRM και την αποτελεσματική διαχείριση της πρόσληψης, του μάρκετινγκ και των επιχειρηματικών σας σχέσεων.

Περίληψη :

1. Καθορίστε σαφώς τους στόχους και τις ανάγκες

2. Επιλέξτε ένα CRM κατάλληλο για τριτοβάθμια εκπαίδευση

3. Ομάδες τρένου και υποστήριξης

4. Βελτιστοποιήστε την ποιότητα των δεδομένων

5. Μετρήστε και βελτιστοποιήστε τη χρήση του CRM

Καθορίστε σαφώς τους στόχους και τις ανάγκες

Αναλύστε τις υπάρχουσες διαδικασίες

Για τον εντοπισμό σημείων βελτίωσης, είναι απαραίτητο να χαρτογραφήσουμε τις τρέχουσες σχολικές διαδικασίες:

1. Καταγράψτε τις διάφορες βασικές διαδικασίες (εγγραφές, παρακολούθηση εφαρμογών, διαχείριση εισαγωγών κ.λπ.)

2. Για κάθε διαδικασία, λεπτομερώς τα βήματα, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται. Αυτό θα επιτρέψει ένα σαφές όραμα της τρέχουσας λειτουργίας.

3. Προσδιορίστε τα σημεία μπλοκαρίσματος, τις εργασίες και τον κίνδυνο σφάλματος. Η αμφισβήτηση των ομάδων σχετικά με τις καθημερινές τους δυσκολίες είναι πολύτιμη για αυτή την ανάλυση.

4. Καθορίστε τους δείκτες απόδοσης για κάθε διαδικασία (χρόνος επεξεργασίας, ποσοστό σφάλματος, ικανοποίηση υποψήφιων κ.λπ.) προκειμένου να μετρηθεί αντικειμενικά η πρόοδος.

Αυτή η χαρτογραφία θα προσφέρει μια σταθερή βάση για να στοχεύσει τις βελτιώσεις που πρέπει να γίνουν με την εφαρμογή του CRM, σε ευθυγράμμιση με τις στρατηγικές προτεραιότητες του σχολείου.

Περιλαμβάνουν τις διάφορες υπηρεσίες

Για τον ορισμό των σχετικών αναγκών, είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν όλα τα τμήματα που αφορούν το CRM, όπως οι εισαγωγές, το μάρκετινγκ ή ακόμη και οι επιχειρηματικές σχέσεις. Κάθε υπηρεσία θα έχει συγκεκριμένη χρήση και προσδοκίες όσον αφορά το εργαλείο.

Ωστόσο, η συμμετοχή πολλών συνομιλητών μπορεί επίσης να περιπλέξει τη συλλογή των αναγκών ή ακόμα και να οδηγήσει σε αντιφατικές αιτήσεις. Στη συνέχεια, θα είναι απαραίτητο να δοθεί προτεραιότητα και διαιτησία, έχοντας κατά νου τους στρατηγικούς στόχους του έργου CRM.

Το κλειδί είναι να διορίσουμε έναν διαχειριστή έργου ο οποίος θα συντονίζει και θα συνοψίζει τις ανάγκες των διαφόρων υπηρεσιών. Τα τακτικά εργαστήρια θα καταστήσουν δυνατή την προώθηση του προβληματισμού με έναν συνεργατικό και συνεκτικό τρόπο για να καθορίσουν τις σαφείς και κοινές προδιαγραφές.

Επιλέξτε ένα CRM κατάλληλο για τριτοβάθμια εκπαίδευση

Βασικά χαρακτηριστικά

Ένα CRM για το ίδρυμα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης πρέπει να περιλαμβάνει βασικά χαρακτηριστικά για την κάλυψη των συγκεκριμένων αναγκών του τομέα:

• Διαχείριση εφαρμογών: Ακολουθήστε τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων End -to -End, από την παραλαβή του αρχείου στην τελική απόφαση εισαγωγής. Το CRM πρέπει να καταστήσει δυνατή τη συγκέντρωση των δεδομένων των υποψηφίων, τη διαχείριση των υπενθυμίσεων και των επικοινωνιών.

• Διαχείριση εκδηλώσεων: Σχεδιασμός και παρακολούθηση των φοιτητικών εκθέσεων, JPO, σεμινάρια κλπ. Το CRM πρέπει να διευκολύνει τον οργανισμό, να καταχωρίσει και να ακολουθήσει τους συμμετέχοντες για αυτά τα κρίσιμα γεγονότα στην πρόσληψη μαθητών.

• Παρακολούθηση των επιχειρηματικών σχέσεων: Διαχείριση επαφών και εταιρικές σχέσεις με εταιρείες, απαραίτητη για την επαγγελματική ενσωμάτωση των φοιτητών (πρακτική άσκηση, εργασία -σπουδαστή, απασχόληση). Το CRM πρέπει να επιτρέψει την ανάπτυξη και τη διατήρηση αυτών των σχέσεων με την πάροδο του χρόνου.

• Διαχείριση της σχέσης σπουδαστών: Ακολουθήστε το ταξίδι του μαθητή καθ 'όλη τη διάρκεια της σχολικής του εκπαίδευσης, την εγγραφή του για το δίπλωμά του. Το CRM πρέπει να συγκεντρώσει ακαδημαϊκά δεδομένα, σημειώσεις, απουσίες για όραμα 360 ° για κάθε μαθητή.

Επεκτασιμότητα και Ενσωματώσεις

Στην επιλογή ενός CRM για ένα σχολείο, ορισμένα χαρακτηριστικά αποδεικνύονται κρίσιμα:

1. Εξέλιξη: Ένα CRM πρέπει να προσαρμοστεί στις νέες απαιτήσεις και να αναπτυχθεί με την εγκατάσταση. Αυτό αποφεύγει το κόστος που σχετίζεται με τη μετανάστευση σε ένα νέο εργαλείο και παρέχει ουσιαστική ευελιξία για την κάλυψη της εξέλιξης των αναγκών.

2. Ενσωμάτωση: Η ικανότητά της να ενσωματωθεί σε άλλα υπάρχοντα σχολικά συστήματα διευκολύνει τη συγκέντρωση των δεδομένων. Αυτό εγγυάται τη συνέπεια στις πληροφορίες που μοιράζονται μεταξύ των υπηρεσιών, αυξάνοντας έτσι την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα.

Ομάδες τρένου και υποστήριξης

Κατάλληλο σχέδιο κατάρτισης

Για να σχεδιάσετε ένα εξατομικευμένο σχέδιο κατάρτισης CRM σύμφωνα με τα προφίλ:

1. Προσδιορίστε τους ρόλους και τις ευθύνες κάθε τύπου χρήστη (διαχειριστές, πωλητές, μάρκετινγκ, εξυπηρέτηση πελατών κ.λπ.)

2. Αξιολογούν το τρέχον επίπεδο γνώσης του CRM και τις συγκεκριμένες ανάγκες τους ανάλογα με τα καθημερινά τους καθήκοντα.

3. Οι χρήστες τμήματος σε ομάδες επιπέδων (αρχάριος, ενδιάμεσα, προχωρημένα) για να προσαρμόσουν το περιεχόμενο και το ρυθμό της κατάρτισης.

4. Καθορίστε συγκεκριμένους στόχους μάθησης για κάθε ομάδα, εστιάζοντας στα βασικά στοιχεία για τη δραστηριότητά τους.

5. Μεταβάλλουν τις εκπαιδευτικές μορφές (πρόσωπο με πρόσωπο, ηλεκτρονική μάθηση, πρακτικά εργαστήρια, ατομική προπόνηση) για να προσαρμοστούν στις προτιμήσεις όλων.

Προτείνω

Η συμμετοχή των εκπροσώπων κάθε υπηρεσίας στο έργο CRM είναι απαραίτητη για μια επιτυχή υιοθεσία. Αυτές οι αναφορές θα είναι οι πρεσβευτές του εργαλείου μέσα στις ομάδες τους.

Πραγματικοί εμπειρογνώμονες και κινητήρες αλλαγής, θα είναι σε θέση να:

• Αυξήστε τις συγκεκριμένες ανάγκες της υπηρεσίας τους

• Συνοδεύουν τους συναδέλφους τους στο χειρισμό

• Βεβαιωθείτε ότι το ρελέ με την ομάδα του έργου

Αποτέλεσμα: Η ενισχυμένη συμμετοχή των χρηστών και η ανάπτυξη διευκολύνεται στην κλίμακα της εγκατάστασης. Μην διστάσετε να ενισχύσετε αυτόν τον βασικό ρόλο στα ασταθής επαγγέλματα μεταξύ των πιο αφοσιωμένων υπαλλήλων σας.

Βελτιστοποιήστε την ποιότητα των δεδομένων

Ορίστε κανόνες εισόδου

Για να εγγυηθεί μια αξιόπιστη και χρησιμοποιήσιμη βάση δεδομένων CRM, είναι απαραίτητο να καθοριστεί συγκεκριμένοι κανόνες εισόδου:

• Τυποποιήστε τις μορφές: υιοθετήστε ενοποιημένες μορφές για βασικά πεδία, όπως αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομικούς κωδικούς. Αυτό θα διευκολύνει τη μελλοντική έρευνα και κατατμήσεις.

• Κάνετε υποχρεωτικά ορισμένα πεδία: Καθορίστε μια ελάχιστη πληροφορία που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός φύλλου επαφής ή επιχειρήσεων. Αυτό θα αποφύγει τα ελλιπή αντίγραφα και εγγραφές.

• Χρησιμοποιήστε προκαθορισμένες λίστες μετασχηματισμού: Για τα πεδία που προσφέρονται σε αυτό (τομέας της δραστηριότητας, της λειτουργίας, της κατάστασης επαφής ...), προσφέρετε προκαθορισμένες τιμές μέσω λιστών μετασχηματισμού. Θα περιορίσετε τα σφάλματα εισόδου και θα διευκολύνετε την ανάλυση δεδομένων.

Ένας οδηγός χρήσης με αυτές τις καλές πρακτικές και την τακτική κατάρτιση θα διασφαλίσει ότι αυτοί οι κανόνες εφαρμόζονται καλά από όλους σε καθημερινή βάση για δεδομένα ποιότητας CRM.

Καθαρίστε τακτικά τη βάση

Για να εγγυηθεί μια αξιόπιστη και εκμεταλλεύσιμη βάση δεδομένων CRM, δημιουργήστε τακτικές ενέργειες καθαρισμού:

• Αφαιρέστε τα διπλότυπα: Οι επαφές ή οι εταιρείες που καταγράφονται αρκετές φορές δημιουργούν σύγχυση. Χρησιμοποιήστε τα αυτόματα εργαλεία deduplication ή προχωρήστε για σύνθετες περιπτώσεις.

• Αρχείο Αρχείων Ανενεργών Επαφές: Αφαιρέστε τα προφίλ χωρίς αλληλεπίδραση για μεγάλο χρονικό διάστημα, χωρίς να τα διαγράψετε. Θα είστε σε θέση να μειώσετε το μέγεθος της ενεργού βάσης σας, διατηρώντας παράλληλα το ιστορικό.

• Συμπληρώστε τις πληροφορίες που λείπουν: Οι κάρτες με κενά πεδία μειώνουν το πεδίο των ενεργειών σας. Συμπληρώστε αυτές τις τρύπες με στοχευμένη έρευνα, επικοινωνώντας άμεσα με ορισμένα προφίλ ή μέσω εντύπων.

Ο συχνός καθαρισμός, με συγκεκριμένους στόχους, θα σας επιτρέψει να βελτιώσετε σταδιακά τη συνολική ποιότητα της βάσης CRM σας. Η πρόκλησή σας: αξιόπιστα δεδομένα για σχετική απόφαση -τη δημιουργία!

Μετρήστε και βελτιστοποιήστε τη χρήση του CRM

Ορίστε τους σχετικούς KPIs

Για να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητα του CRM σας, ακολουθήστε αυτούς τους βασικούς δείκτες:

• Ποσοστό υιοθεσίας: Μετρήστε το ποσοστό των ενεργών χρηστών μεταξύ των αδειών που αναπτύσσονται. Ένας χαμηλός ρυθμός αποκαλύπτει την ανάγκη για εκπαίδευση ή ανεπάρκεια του εργαλείου.

• Ποιότητα δεδομένων: Ο τακτικά ελέγχει τη βάση δεδομένων σας θα σας εμποδίσει να λάβετε αποφάσεις σχετικά με εσφαλμένες πληροφορίες. Ακολουθήστε το ποσοστό των πλήρων και εκκαθαρισμένων φύλλων.

• Εμπορική παραγωγικότητα: Αναλύστε την εξέλιξη του αριθμού των ειδικευμένων οδηγών, ευκαιριών ή συμβάσεων που δημιουργήθηκαν χάρη στο CRM. Ο στόχος: να εντοπιστούν οι μοχλοί ανάπτυξης.

• Ικανοποίηση πελατών: μέσω ερευνών που αποστέλλονται από το CRM, αξιολογήστε την αντιληπτή ποιότητα της πελατειακής σας σχέσης και προβλέψτε τους κινδύνους εκκίνησης.

Συλλέξτε σχόλια χρήστη

Για να βελτιώσετε συνεχώς το CRM σας, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη την εμπειρία εκείνων που το χρησιμοποιούν σε καθημερινή βάση: τους υπαλλήλους σας. Θέτουν σε θέση αφιερωμένα κανάλια για τη συλλογή των σχολίων τους, είτε θετικά είτε αρνητικά.

Οι τακτικές έρευνες ικανοποίησης θα σας επιτρέψουν να έχετε μια επισκόπηση του επιπέδου συμμετοχής του εργαλείου και να προσδιορίσετε τα σημεία τριβής. Συμπληρώστε αυτές τις έρευνες με μεμονωμένες συνεντεύξεις για να σκάψετε ορισμένα θέματα και να συλλέξετε προτάσεις για βελτίωση.

Από την τεχνική πλευρά, η ανάλυση των δεδομένων χρήσης CRM (ποσοστό υιοθεσίας, τα πιο χρησιμοποιούμενα χαρακτηριστικά, οι διαδρομές χρήστη ...) θα σας παρέχει πολύτιμες γνώσεις. Αυτά τα σχόλια πεδίου, που διασχίζουν τους αρχικούς στόχους σας, θα είναι η πυξίδα για να καθοδηγήσει τις μελλοντικές εξελίξεις του εργαλείου σας και να ενισχύσει τις επιχειρηματικές της επιπτώσεις.

Συμπερασματικά, η εφαρμογή ενός CRM για το ίδρυμα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης είναι ένα σημαντικό έργο που πρέπει να μελετηθεί προσεκτικά. Είναι απαραίτητο να καθορίσετε τους στόχους σας και να χρειαστεί ανάντη, να επιλέξετε ένα εργαλείο προσαρμοσμένο στις ιδιαιτερότητές σας, να εκπαιδεύσετε και να υποστηρίξετε τις ομάδες σας σε αυτή τη μετάβαση. Η βελτιστοποίηση της ποιότητας των δεδομένων σας και η καθημερινή χρήση του CRM θα σας επιτρέψουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτή την επένδυση. Με ένα CRM ως Emunds, μπορείτε να απλοποιήσετε και να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση των εφαρμογών και των εισαγωγών σας, προσφέροντας παράλληλα μια εξατομικευμένη εμπειρία στις προοπτικές και τους μαθητές σας, για αυξημένη κερδοφορία και ανάπτυξη της εγκατάστασής σας.