Πώς να οργανώσετε μια αποτελεσματική ανοιχτή ημέρα για φοιτητές από grandes écoles ή πανεπιστήμια

Οι ανοικτές ημέρες είναι ένα βασικό γεγονός για τα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης που επιθυμούν να προσελκύσουν τους καλύτερους μαθητές. Επιτρέποντας στους μελλοντικούς φοιτητές και τους γονείς τους να ανακαλύψουν τις εγκαταστάσεις, να ανταποκρίνονται στους εκπαιδευτικούς και να λαμβάνουν πληροφορίες για τα προγράμματα, αυτές τις μέρες διαδραματίζουν βασικό ρόλο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Η οργάνωση τους απαιτεί καλά απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, από τον ορισμό των στόχων στην επιλογή των δραστηριοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της αποτελεσματικής επικοινωνίας ανάντη.

Περίληψη :

1- Σχεδιασμός του συμβάντος
2- Προγραμματισμός δραστηριότητας
3- Στρατηγική επικοινωνίας
4- Διαχείριση εφοδιαστικής
5- Παρακολούθηση και αξιολόγηση μετά την εκδήλωση
6- Ψηφιακές εναλλακτικές λύσεις: εικονικές JPOS

Προγραμματισμός εκδηλώσεων

Ορίστε τους στόχους -στόχους και το κοινό

Ο καθορισμός συγκεκριμένων στόχων είναι απαραίτητη για την επιτυχία μιας ανοικτής ημέρας. Αυτοί οι στόχοι θα καθοδηγήσουν ολόκληρη την οργάνωση της εκδήλωσης, από την επιλογή των επικοινωνιακών δραστηριοτήτων.

Αλλά για να είμαστε σχετικοί, αυτοί οι στόχοι πρέπει να οριστούν διατηρώντας το κοινό κατά νου ότι θέλετε να προσελκύσετε. Φοιτητές, γονείς, επαγγελματίες επανεκπαίδευσης: Κάθε στόχος θα έχει συγκεκριμένες προσδοκίες.

Με τη διέλευση των στόχων και του κοινού, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εξατομικευμένη εμπειρία. Οι επισκέπτες σας θα αισθάνονται κατανοητοί και θα βγουν πεπεισμένοι από την ίδρυσή σας.

Επιλέξτε τη βέλτιστη ημερομηνία και μορφή

Η επιλογή της ημερομηνίας είναι απαραίτητη για να εξασφαλίσετε την επιτυχία της ανοιχτής ημέρας σας. Τοποθετήστε το αρκετά εκ των προτέρων, ιδανικά 4 έως 6 μήνες πριν, για να σας δώσουμε χρόνο για να προετοιμάσετε καλά την εκδήλωση. Λάβετε υπόψη τη διαθεσιμότητα των ομάδων και των βασικών ενδιαφερομένων.

Αποφύγετε τις περιόδους των σχολικών διακοπών και τα μεγάλα Σαββατοκύριακα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη συμμετοχή. Αντ 'αυτού, ευνοούν ένα Σάββατο κατά τη διάρκεια της σχολικής περιόδου, όταν οι μαθητές γυμνασίου και οι γονείς τους είναι πιο πιθανό να προβάλλουν τον εαυτό τους προς τον μελλοντικό τους προσανατολισμό.

Εκτός από την ημερομηνία, σκεφτείτε καλά τη μορφή που ταιριάζει καλύτερα στον στόχο σας και τους στόχους σας. Εάν το πρόσωπο -to -face παραμένει απαραίτητο για να εισαγάγετε τις εγκαταστάσεις και τις εγκαταστάσεις σας, σκεφτείτε να το ολοκληρώσετε με εικονική.

Η προσφορά απομακρυσμένων επισκέψεων και ανταλλαγών θα σας επιτρέψει να αγγίξετε τους υποψηφίους που δεν μπορούν να μετακινηθούν και να προσφέρουν μια εναλλακτική λύση σε περίπτωση απροσδόκητης. Το ιδανικό είναι να επιλέξουμε μια υβριδική μορφή που συνδυάζει το καλύτερο και των δύο κόσμων για μια εμπλουτισμένη εμπειρία.

Αποτελούν μια ειδική ομάδα

Για να εξασφαλίσετε την επιτυχία της ανοιχτής ημέρας σας, είναι απαραίτητο να οικοδομήσουμε μια ειδική ομάδα ανάντη. Διαχωρίστε τις αποστολές μεταξύ ενός γενικού συντονιστή, ο οποίος θα εποπτεύει ολόκληρο τον οργανισμό, και τους διευθυντές που είναι υπεύθυνοι για συγκεκριμένους τομείς όπως η εφοδιαστική, η λήψη επισκεπτών ή ακόμα και η επικοινωνία.

Με τη συμμετοχή πρόσθετων προφίλ, φροντίστε να καλύψετε όλες τις πτυχές του γεγονότος. Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να έχει έναν σαφώς καθορισμένο ρόλο και συγκεκριμένους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν. Αυτή η κατανομή των καθηκόντων θα επιτρέψει την υγρή και αποτελεσματική προετοιμασία, μια εγγύηση επιτυχίας για την ανοικτή ημέρα σας.

Προγραμματισμός δραστηριότητας

Εξατομικευμένες ξεναγήσεις

Για να οργανώσετε περιηγήσεις με ξεναγήσεις που ανταποκρίνονται στις προσδοκίες όλων, εδώ είναι μερικές οδούς για να εξερευνήσετε:

• Προσφέρετε διάφορα θεματικά μαθήματα ανάλογα με τα συμφέροντα: ένα ερευνητικό κύκλωμα για προχωρημένους φοιτητές, ένα ταξίδι που επικεντρώνεται στη ζωή για μαθητές γυμνασίου, επίσκεψη σε αθλητικές εγκαταστάσεις για αθλητικά προφίλ κ.λπ.

• Κατασκευάστε ομάδες ανά επίπεδο μελετών (τερματικοί, μαθητές αναπροσανατολισμού, οικογένειες ...) για να προσαρμόσουν την ομιλία και τις πληροφορίες που εκδίδονται.

• Παρέχετε κουλοχέρηδες σε ξένες γλώσσες εάν η ίδρυσή σας προσελκύει διεθνείς προοπτικές.

• Οι πρεσβευτές του Train Train Train Train για να ζωντανέψουν αυτές τις επισκέψεις: οι μαρτυρίες τους θα εκτιμηθούν ιδιαίτερα από τους μελλοντικούς φοιτητές που αναζητούν μια αυθεντική εμπειρία.

Μεταβάλλοντας τις προσεγγίσεις, θα δείξετε την ικανότητά σας να κατανοήσετε τις ανάγκες των μελλοντικών σας μαθητών και να ανταποκριθείτε σε αυτούς με εξατομικευμένο τρόπο, κάτι που θα είναι ένα πραγματικό πλεονέκτημα για την ελκυστικότητά σας!

Συνέδρια και στρογγυλά ενημερωτικά τραπέζια

Τα συνέδρια και τα στρογγυλά τραπέζια είναι βασικές μορφές για να τονίσουν τον πλούτο των προγραμμάτων και της φοιτητικής ζωής. Επιτρέπουν στους επισκέπτες να προβάλλουν τον εαυτό τους και να κατανοούν καλύτερα τις ευκαιρίες που προσφέρει η εγκατάσταση.

Για ένα εντυπωσιακό συνέδριο, προσκαλέστε τους εμπνευσμένους ομιλητές: παθιασμένους δασκάλους, αποφοίτους με ένα αξιοσημείωτο ή ακόμα και αναγνωρισμένο επαγγελματικό ταξίδι. Οι συγκεκριμένες μαρτυρίες τους και οι σοφές συμβουλές τους θα ρίξουν φως στους μελλοντικούς φοιτητές σε καταστήματα και κλειδιά για την επιτυχία.

Τα στρογγυλά τραπέζια προωθούν τις διαδραστικές ανταλλαγές. Με τη συγκέντρωση διαφόρων προφίλ, προσφέρουν ένα ζωντανό πανόραμα κατάρτισης. Οι συμμετέχοντες θα μπορούν να θέσουν τις ερωτήσεις τους και να λάβουν εξατομικευμένες απαντήσεις, πολύ πέρα ​​από τις πληροφορίες φυλλαδίων.

Ωστόσο, για να αιχμαλωτίσει την προσοχή, είναι απαραίτητο να αντιμετωπιστούν η μορφή. Σχεδιάστε έναν δυναμικό εμψυχωτή για να υποδείξετε τις παρεμβάσεις, να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή του δωματίου και να στίξετε τις συνεδρίες βίντεο ή διαδηλώσεων. Ένα έξυπνο μείγμα μεταξύ φόντου και σχήματος θα μετατρέψει αυτές τις συναντήσεις σε αξέχαστες στιγμές.

Διαδηλώσεις και πρακτικά εργαστήρια

Κατά τη διάρκεια μιας ανοιχτής ημέρας, είναι εύκολο για τους επισκέπτες να χαθούν σε μια πλημμύρα θεωρητικών πληροφοριών. Για να τους επιτρέψει να κατανοήσουν καλύτερα την πραγματικότητα των διδασκαλιών, τίποτα δεν χτυπά την πρακτική.

Οργανώστε διαδηλώσεις και συμμετοχικά εργαστήρια στους διάφορους τομείς σπουδών. Για παράδειγμα, προσφέρετε στους επισκέπτες να πραγματοποιήσουν εργαστηριακή εμπειρία, να συμμετάσχουν σε μια συζήτηση για ένα επίκαιρο θέμα, να προσπαθήσουν να μιλήσουν δημόσια ή να επιλύσουν μια συγκεκριμένη περίπτωση στην ομάδα.

Αυτές οι καταστάσεις προσφέρουν μια απτή επισκόπηση των εκπαιδευτικών μεθόδων της εγκατάστασης. Εμφανίζουν συγκεκριμένα τις δεξιότητες που θα αναπτυχθούν κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης. Είναι επίσης μια ευκαιρία για τους συμμετέχοντες να προβάλλουν τους εαυτούς τους ως φοιτητή και να επιβεβαιώσουν το ενδιαφέρον τους για την προβλεπόμενη πορεία.

Στρατηγική επικοινωνίας

Στοχευμένη εκστρατεία πολλαπλών

Για να αγγίξετε αποτελεσματικά το κοινό -στόχο σας, είναι απαραίτητη μια εκστρατεία πολλαπλών καναλιών που βασίζεται σε ποικίλες υποστηρίξεις. Ψηφιακά κανάλια, όπως ο ιστότοπος της εγκατάστασης, τα κοινωνικά δίκτυα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια πρώτη επαφή και να διαδώσετε ευρέως πληροφορίες την ημέρα ανοικτής ημέρας.

Ωστόσο, μην παραμελείτε παραδοσιακές υποστηρίξεις. Οι αφίσες και τα φυλλάδια που διανέμονται στα γυμνάσια και τα μέρη που συχνάζουν από τους μελλοντικούς φοιτητές παρέχουν σημαντική πρόσθετη ορατότητα.

Επομένως, το ιδανικό είναι να επιλέξουμε ένα ισορροπημένο μίγμα μεταξύ ψηφιακής και εκτύπωσης, προσαρμόζοντας τα μηνύματα και το περιεχόμενο στις ιδιαιτερότητες κάθε καναλιού. Αυτή η προσέγγιση πολλαπλών καναλιών καθιστά δυνατή τη μεγιστοποίηση των σημείων επαφής με τον στόχο σας και την ενθάρρυνσή τους να εγγραφούν για την εκδήλωση, μια ουσιαστική προϋπόθεση για μια επιτυχημένη ανοιχτή ημέρα.

Συμμετοχή των φοιτητών πρεσβευτών

"Ένας ευτυχισμένος φοιτητής είναι ο καλύτερος πρεσβευτής για το σχολείο του. Αυτό το απόσπασμα τονίζει απόλυτα τη σημασία της συμμετοχής των σημερινών μαθητών σας στην προώθηση της ανοιχτής ημέρας σας.

Ποιος είναι καλύτερα τοποθετημένος από τους μαθητές σας για να μοιραστούν την αυθεντική τους εμπειρία και να εμπνεύσουν τους μελλοντικούς μαθητές; Προσφέρετε τους για να γίνουν πρεσβευτές κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Θα είναι σε θέση να ζωντανέψουν επισκέψεις, να καταθέσουν κατά τη διάρκεια στρογγυλών τραπεζιών ή ακόμα και να ανταλλάσσουν ανεπίσημα με τους επισκέπτες.

Αυτή η προσέγγιση θα φέρει ένα άγγιγμα φρεσκάδας και ειλικρίνειας στην επικοινωνία σας, οι ιδιότητες που εκτιμώνται ιδιαίτερα από τους μαθητές γυμνασίου σε αναζήτηση κατάρτισης.

Παρακολούθηση μετά την εκδήλωση

Μετά την ανοιχτή ημέρα, είναι απαραίτητο να διατηρηθεί η σύνδεση με τους επισκέπτες που έχουν εκφράσει το ενδιαφέρον τους για την ίδρυσή σας. Στείλτε τους γρήγορα ένα εξατομικευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τους ευχαριστήσω για την επίσκεψή τους και να τους στείλετε πρόσθετες στοχοθετημένες πληροφορίες σύμφωνα με τις ερωτήσεις και τα κέντρα ενδιαφέροντος τους.

Επίσης, τους προσκαλούν να σας ακολουθήσουν στα κοινωνικά δίκτυα για να παραμείνουν ενημερωμένοι για τα σχολικά νέα και τα επόμενα βήματα στη διαδικασία εισαγωγής. Μπορείτε επίσης να τους προσφέρετε για να συμμετάσχετε σε ένα διαδικτυακό webinar ή να συναντήσετε για να εμβαθύνετε ορισμένα θέματα και να απαντήσετε διαδραστικά τις ερωτήσεις τους.

Ο στόχος σας είναι να παραμείνετε στο μυαλό τους ως προνομιούχος συνομιλητής, διαθέσιμος για να τους συνοδεύσει σε αυτό το κρίσιμο βήμα στον προσανατολισμό τους. Διατηρώντας τον διάλογο τακτικά και εξατομικευμένα, θα βελτιστοποιήσετε τις πιθανότητές σας να μετατρέψετε αυτές τις υποσχόμενες επαφές σε εγγραφές.

Ακολουθώντας τις συμβουλές του οργανισμού και της επικοινωνίας που υπάρχουν σε αυτό το άρθρο, η ανοιχτή ημέρα σας θα είναι ένα σημαντικό γεγονός που θα ενισχύσει την εικόνα της εγκατάστασής σας. Είναι μια ιδανική ευκαιρία να επισημάνετε την εκπαίδευσή σας, την παιδαγωγική σας και το περιβάλλον μελέτης σας με τους μελλοντικούς μαθητές και τις οικογένειές τους. Προσφέροντάς τους μια διαδραστική και εξατομικευμένη εμπειρία, θα τους βοηθήσετε να προβάλλουν τον εαυτό τους και να επιλέξουν να συμμετάσχουν μαζί σας με σιγουριά για το επόμενο σχολικό έτος. Ένα επιτυχημένο JPO είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα για να προσελκύσετε τα καλύτερα ταλέντα και να απλοποιήσετε τους υποψηφίους και τις διαδικασίες εισαγωγής σας.