Πώς να βοηθήσετε τους μαθητές να δημιουργήσουν το αρχείο υποτροφιών τους

Η υποτροφία τριτοβάθμιας εκπαίδευσης για τα κοινωνικά κριτήρια αποτελεί ουσιαστική βοήθεια για τους μαθητές που αντιμετωπίζουν οικονομικές δυσκολίες. Που εκχωρούνται υπό συνθήκες από το Crous, καθιστά δυνατή τη χρηματοδότηση ενός μέρους του κόστους που συνδέονται με τις μελέτες. Ποσό, όροι ανάθεσης, ημερομηνίες πληρωμής, σωρευτικά με άλλα AIDS ... μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να αποτελούν το αρχείο αιτήματος υποτροφιών σας και να επωφεληθείτε από αυτή την ευπρόσδεκτη ώθηση για την τριτοβάθμια εκπαίδευση σας.

Ενημερώστε τους μαθητές σχετικά με τις διαδικασίες και τις προθεσμίες

Οργανώστε τις συνεδρίες πληροφόρησης

Η διεξαγωγή συνεδριάσεων πληροφοριών είναι απαραίτητη για να βοηθήσει τους μαθητές να κατανοήσουν τη διαδικασία αίτησης της χρηματιστηριακής αγοράς και τα κριτήρια επιλεξιμότητας.

Ωστόσο, η οργάνωση πραγματικά αποτελεσματικών συνεδριών απαιτεί καλή προετοιμασία. Είναι απαραίτητο να ορίσουμε με σαφήνεια το περιεχόμενο που πρέπει να συζητηθεί, να παρέχει μια μορφή προσαρμοσμένη στο στοχευόμενο κοινό και να επικοινωνεί επαρκώς προς τα πάνω για να εξασφαλιστεί καλή συμμετοχή.

Επικοινωνήστε μέσω ψηφιακών καναλιών

Για να ενημερωθούν αποτελεσματικά οι μαθητές σχετικά με τις διαδικασίες και τις προθεσμίες που σχετίζονται με τα αιτήματα της χρηματιστηριακής αγοράς, μπορούν να χρησιμοποιηθούν διάφορα ψηφιακά κανάλια:

• Ιστοσελίδα της εγκατάστασης: Δημοσιεύστε μια ειδική σελίδα που συγκεντρώνει όλες τις βασικές πληροφορίες, τα όρια και έναν σύνδεσμο στην ηλεκτρονική πύλη εφαρμογών.

• Στόχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Αποστολή υπενθυμίσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους μαθητές, με ένα κατάλληλο μήνυμα ανάλογα με την κατάστασή τους (πρώτες εισερχόμενοι, τρέχοντες κάτοχοι υποτροφιών για ανανέωση ...).

• Κοινωνικά δίκτυα: Πληροφορίες τακτικής αναμετάδοσης σχετικά με τους επίσημους λογαριασμούς της εγκατάστασης (Facebook, Twitter, Instagram ...) χρησιμοποιώντας μια πιασάρικη οπτική και τις σωστές λέξεις -κλειδιά.

• Ψηφιακός χώρος εργασίας: Προσθέστε μια σαφώς ορατή ειδοποίηση στην ENT για να ενημερώσετε τους μαθητές από τη σύνδεσή τους και να τους ανακατευθύνετε στη σελίδα αφοσιωμένης ιστοσελίδας.

Η πολυκανιακή επικοινωνία και τα στοχοθετημένα μηνύματα θα σας επιτρέψουν να φτάσετε στο μεγαλύτερο αριθμό των ενδιαφερομένων φοιτητών και να τα υποστηρίξετε στην προσέγγισή τους.

Θυμάται τακτικά τις προθεσμίες

Για να διασφαλιστεί ότι οι φοιτητές δεν ξεχνούν τις προθεσμίες για την κατάθεση των αρχείων της χρηματιστηριακής αγοράς, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα ημερολόγιο τακτικών υπενθυμίσεων. Τα στοχοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να σταλούν σε τακτά χρονικά διαστήματα, για παράδειγμα 1 μήνα, 15 ημέρες, στη συνέχεια 1 εβδομάδα πριν από την τελική προθεσμία.

Τα κοινωνικά δίκτυα της εγκατάστασης είναι επίσης ένα εξαιρετικό κανάλι για τη διανομή υπενθυμίσεων. Οι θέσεις με μια ελκυστική οπτική και οι ημερομηνίες κλειδιών θα τραβήξουν την προσοχή των μαθητών. Η προσθήκη μιας αντίστροφης μέτρησης στην ιστοσελίδα αφιερωμένη στις υποτροφίες θα διατηρήσει θετική πίεση μέχρι την τελευταία στιγμή.

Υποστήριξη μαθητών στη δημιουργία του αρχείου

Μονιμότητα

Η οργάνωση της μονιμότητας είναι απαραίτητη για την απάντηση στις ερωτήσεις των φοιτητών σχετικά με τις διαδικασίες και τις προθεσμίες που σχετίζονται με αιτήματα υποτροφιών. Εδώ είναι πώς να το κάνετε αποτελεσματικά:

Ορίστε τακτικές υποδοχές, για παράδειγμα μια σταθερή μισή ημέρα κάθε εβδομάδα, όπου το αφοσιωμένο προσωπικό θα είναι διαθέσιμο για να λαμβάνει μαθητές ξεχωριστά. Επικοινωνήστε ευρέως σε αυτές τις μονιμότητες μέσω των καναλιών της εγκατάστασης: οθόνη, ιστοσελίδα, κοινωνικά δίκτυα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους μαθητές.

Παρέχετε έναν προσαρμοσμένο χώρο, εάν είναι δυνατόν, ένα γραφείο που επιτρέπει ανταλλαγές σε πλήρη εμπιστευτικότητα. Το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τη μονιμότητα πρέπει να είναι τέλεια εκπαιδευμένο στις ειδικές διαδικασίες και τις περιπτώσεις για να παρέχει αξιόπιστες και εξατομικευμένες απαντήσεις σε κάθε μαθητή. Η κατοχή ενός μητρώου συχνών ερωτήσεων θα εμπλουτίσει επίσης τις ερωτήσεις που διατίθενται σε όλους.

Προτείνετε εξατομικευμένη βοήθεια

Για τις πιο περίπλοκες περιπτώσεις, η εξατομικευμένη υποστήριξη μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά. Σας επιτρέπει να λαμβάνετε υπόψη τις λεπτομέρειες κάθε κατάστασης και να παρέχετε προσαρμοσμένη υποστήριξη.

Ωστόσο, η εφαρμογή μιας τέτοιας συσκευής απαιτεί μια αυστηρή οργάνωση. Είναι πρώτα απαραίτητο να προσδιοριστούν σαφώς οι ενδιαφερόμενοι μαθητές, διασχίζοντας διαφορετικά κριτήρια: δυσκολίες που συναντήθηκαν, συσσωρευμένες καθυστερήσεις, ιδιαίτερη προσωπική κατάσταση κ.λπ.

Μόλις καθοριστεί αυτή η διάγνωση, πρέπει να διοριστεί για κάθε μαθητή μία αναφορά. Ένας προνομιούχος συνομιλητής, θα είναι σε θέση να οικοδομήσει μια σχέση εμπιστοσύνης και εγγύτητας, απαραίτητη για την αποτελεσματική παρακολούθηση με την πάροδο του χρόνου. Οι τακτικές συνεδριάσεις θα προγραμματιστούν να αποβάλλουν την πρόοδο και να προσαρμόσουν το σχέδιο δράσης εάν είναι απαραίτητο.

Παράλληλα, ο υποστηρικτής θα κινητοποιήσει όλους τους απαραίτητους πόρους όπως εξωτερικά: ενισχυμένη εκπαιδευτική υποστήριξη, ανάπτυξη θέσεων εργασίας, ψυχολογική βοήθεια ή λύσεις για την ανύψωση των υλικών φρένων. Ο στόχος: να παρέχει μια παγκόσμια και συντονισμένη απάντηση στα θέματα που αντιμετωπίστηκαν.

Δημιουργήστε μαθήματα και πρακτικούς οδηγούς

Για να διευκολυνθούν τα βήματα των μαθητών, είναι απαραίτητο να τους παρέχουμε σαφή και πρακτικά επεξηγηματικά υποστηρίγματα:

• Οδηγοί PAS-to-Step που περιγράφουν λεπτομερώς κάθε στάδιο της διαδικασίας αίτησης υποτροφιών, τη δημιουργία του φοιτητικού κοινωνικού αρχείου στην υποβολή υποστήριξης εγγράφων. Αυτοί οι οδηγοί πρέπει να απεικονίζονται με στιγμιότυπα οθόνης και συγκεκριμένα παραδείγματα.

• Σύντομα και δυναμικά μαθήματα βίντεο με τα κύρια χαρακτηριστικά της διαδικτυακής πλατφόρμας εφαρμογής. Ο στόχος είναι να εξοικειωθούν γρήγορα με τη διεπαφή και να τους δείξουμε τις βασικές ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν.

• Μια Συχνότητα Συχνές Συναρμολογήσεις των ερωτήσεων που ζήτησαν συχνότερα από τους μαθητές, με ακριβείς και ενημερωμένες απαντήσεις. Αυτές οι συχνές ερωτήσεις πρέπει να καλύπτουν διάφορα θέματα όπως οι όροι επιλεξιμότητας, ο υπολογισμός του ποσού της υποτροφίας ή των όρων πληρωμής.

• Σημειώσεις που συνθέτουν τα βασικά σημεία που πρέπει να θυμούνται, όπως το ημερολόγιο αιτήματος, τον κατάλογο των εξαρτημάτων που πρέπει να παρέχονται ή στις χρήσιμες επαφές. Αυτά τα αρχεία, για να εκτυπώσουν ή να συμβουλευτούν το smartphone, θα επιτρέψουν στους μαθητές να έχουν πάντα τις κύριες πληροφορίες στο χέρι.

Με τη διαφοροποίηση των υποστηρίξεων και καθιστώντας τα εύκολα προσβάσιμα στον ειδικό ιστότοπο και τα κοινωνικά δίκτυα, θα απλοποιήσετε σημαντικά τα βήματα των μαθητών. Μην διστάσετε να τους δοκιμάσετε και να συλλέξετε σχόλια των χρηστών για να τα βελτιώσετε συνεχώς.

Διευκολύνει την απόκτηση εγγράφων υποστήριξης

Παρέχετε πιστοποιητικά διδάκτρων

Για να εκδώσει γρήγορα πιστοποιητικά σχολικής εκπαίδευσης στους φοιτητές, η εγκατάσταση πρέπει να δημιουργήσει μια απλή και αποτελεσματική διαδικασία. Η ψηφιοποίηση και η αυτοματοποίηση είναι βασικοί μοχλοί για τον εξορθολογισμό αυτής της διοικητικής προσέγγισης.

Κατά την οριστικοποιημένη διοικητική εγγραφή, το πιστοποιητικό σχολικής εκπαίδευσης θα μπορούσε να δημιουργηθεί αυτόματα και να διατεθεί αμέσως στον ψηφιακό χώρο του μαθητή. Έτσι, ο τελευταίος θα μπορούσε να το κατεβάσει και να το εκτυπώσει ανεξάρτητα, χωρίς να χρειάζεται να μετακινηθεί ή να περιμένει μια χειροκίνητη έκδοση από την υπηρεσία σχολικής εκπαίδευσης.

Παράλληλα, η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το πιστοποιητικό συνημμένου θα εξασφαλίσει ότι οι μαθητές θα έχουν το ίδιο το έγγραφο χωρίς σύνδεση με το χώρο τους. Έτσι, η εγκατάσταση θα αποφύγει μια εισροή αιτήσεων σε κάθε έναρξη του σχολικού έτους και μια συνέντευξη της υπηρεσίας, για μια αξιόλογη εξοικονόμηση χρόνου και στις δύο πλευρές.

Συγκεντρώστε αιτήματα υποστήριξης εγγράφων

Το Σύνταγμα αρχείων υποτροφιών απαιτεί πολυάριθμα έγγραφα υποστήριξης: φορολογική ειδοποίηση, πιστοποιητικά σχολικής εκπαίδευσης, έγγραφα υποστήριξης κ.λπ. Η διαχείριση αυτών των αιτημάτων σε μια υπόθεση -by -case baser αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό φόρτο εργασίας για τις διοικητικές υπηρεσίες και μπορεί να καθυστερήσει την επεξεργασία αρχείων.

Η εφαρμογή ενός κεντρικού και αποσυιδευμένου συστήματος για τη συλλογή εγγράφων υποστήριξης θα επέτρεπε την αποδοτικότητα. Μια μοναδική πύλη προσβάσιμη στους φοιτητές και το διοικητικό προσωπικό θα απλοποιήσει σημαντικά τα βήματα.

Εξασφαλίστε αρχεία

Ρύθμιση υπενθυμίσεων

Για την αποτελεσματική επανεκκίνηση των φοιτητών των οποίων το αρχείο αιτήματος χρηματιστηριακών αγορών είναι ελλιπής, πρέπει να εφαρμοστούν διάφορες μετοχές:

• Αποστολή εξατομικευμένων μηνυμάτων ερεθισμάτων: Γράψτε ένα σαφές και συνοπτικό μήνυμα που υπενθυμίζει τα έγγραφα που λείπουν και την προθεσμία για να ολοκληρώσετε το αρχείο. Χρησιμοποιήστε έναν καλοπροαίρετο και ενθαρρυντικό τόνο.

• Στοχευμένες υπενθυμίσεις τηλεφώνου: Για τα πιο κρίσιμα αρχεία ή εκείνους των οποίων η προθεσμία πλησιάζει, μια κλήση σας επιτρέπει να φτάσετε απευθείας στον μαθητή. Υιοθετήστε μια στάση υποστήριξης και προσφέρετε τη βοήθειά σας εάν είναι απαραίτητο.

• Δημιουργία ειδοποιήσεων στο Student Intranet: Προσθέστε ένα μήνυμα ειδοποίησης στην αρχική σελίδα του ENT, υπενθυμίζοντας στους μαθητές να ελέγξουν την κατάσταση του αρχείου τους. Ένας άμεσος σύνδεσμος προς τη λίστα των αναμενόμενων εξαρτημάτων θα διευκολύνει τα βήματά τους.

• Οργάνωση αφοσιωμένης μονιμότητας: Προσφέρετε συγκεκριμένες υποδοχές όπου οι μαθητές μπορούν να ολοκληρώσουν το αρχείο τους με τη βοήθεια του διοικητικού προσωπικού. Επικοινωνήστε ευρέως σε αυτό το σύστημα υποστήριξης.

• Διάχυση των μαθημάτων: Δημιουργήστε σύντομα βίντεο ή οπτικά infographics που εξηγούν βήμα προς βήμα τον τρόπο μετάδοσης των σωστών εγγράφων υποστήριξης. Το καθαρό και διδακτικό περιεχόμενο θα ενθαρρύνει τους μαθητές να ολοκληρώσουν γρήγορα τις προσεγγίσεις τους.

   

Ελέγξτε την πληρότητα των αρχείων

Πριν από την αποστολή των αρχείων αιτήσεων υποτροφιών στο Crous, είναι απαραίτητος ο αυστηρός έλεγχος της πληρότητάς τους. Πράγματι, οποιοσδήποτε ελλιπής αρχείων κινδυνεύει να καθυστερήσει σημαντικά τη θεραπεία του και επομένως την πληρωμή της υποτροφίας στον φοιτητή.

Για να διασφαλιστεί ότι ένα αρχείο είναι πλήρες, είναι σκόπιμο να ελέγξετε σχολαστικά την παρουσία όλων των απαιτούμενων εγγράφων: φορολογική ειδοποίηση, υποστηρικτικά έγγραφα για την εκπαίδευση, RIB για λογαριασμό του φοιτητή κλπ. Σε περίπτωση που λείπει μέρος, ο μαθητής πρέπει να επικοινωνήσει χωρίς καθυστέρηση για να το παράσχει το συντομότερο δυνατό.

Συνοπτικά, η υποτροφία σπουδαστών για τα κοινωνικά κριτήρια αποτελεί ουσιαστική βοήθεια για τους μαθητές που αντιμετωπίζουν οικονομικές δυσκολίες. Για να επωφεληθείτε από αυτό, πρέπει να συμπληρώσετε το ηλεκτρονικό σας φοιτητικό κοινωνικό αρχείο μεταξύ Μαρτίου και Μαΐου, συγκεντρώνοντας τα απαραίτητα έγγραφα υποστήριξης. Το ποσό της υποτροφίας, που καταβλήθηκε από τον Σεπτέμβριο έως τον Ιούνιο, ποικίλλει ανάλογα με την κατάστασή σας. Όπως αναθέτει, το CROUS επιδιώκει να απλοποιήσει τα βήματά σας για να σας επιτρέψει να εστιάσετε στην επιτυχία των ανώτερων σπουδών σας.