Η διαχείριση αιτήσεων για προγράμματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης αποτελεί στρατηγική πρόκληση για τα ιδρύματα. Για να προσφερθεί μια απρόσκοπτη εμπειρία αιτούντων και να βελτιστοποιηθεί η επιλογή υποψηφίων, είναι απαραίτητο να δομηθούν οι διαδικασίες, να ψηφιοποιηθούν οι ροές εργασίας και να διεξαχθεί εις βάθος ανάλυση δεδομένων. Ακολουθούν πέντε στρατηγικές που μπορούν να εφαρμόσουν οι υπεύθυνοι εισαγωγών για να βελτιώσουν τη διαχείριση αιτήσεων.

Περίληψη :

1. Διευκρίνιση της διαδικασίας εισαγωγής
2. Ψηφιοποίηση της διαχείρισης αρχείων
3. Εκπαίδευση και συμμετοχή της ομάδας
4. Ανάλυση δεδομένων για βελτίωση
5. Προώθηση της ποικιλομορφίας των προφίλ

1- Διευκρίνιση της διαδικασίας εισαγωγής

Α. Ορίστε τα βασικά βήματα της διαδικασίας

Μια σαφής και δομημένη διαδικασία εισαγωγής διευκολύνει την καθοδήγηση των υποψηφίων και επιτρέπει την πιο αποτελεσματική επεξεργασία των αιτήσεων. Τα ιδρύματα πρέπει να ορίζουν με ακρίβεια τα βασικά βήματα της διαδικασίας, από την υποβολή έως την τελική απόφαση.

Κοινοποιώντας τα κριτήρια επιλογής με διαφάνεια, καλλιεργούν ένα κλίμα εμπιστοσύνης και βοηθούν τους υποψηφίους να υποβάλουν σχετικές αιτήσεις. Εργαλεία όπως συστήματα επικύρωσης σε πραγματικό χρόνο ή μονάδες αυτοαξιολόγησης μπορούν επίσης να διευκολύνουν το φιλτράρισμα των αιτήσεων και να βελτιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα της επεξεργασίας.

Για παράδειγμα, η Excelia ανέπτυξε και διαμόρφωσε μια διεθνή πλατφόρμα διαχείρισης αιτήσεων με ηλεκτρονικές πληρωμές για να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία για τους αλλοδαπούς υποψηφίους.

Κοινοποιήστε τα κριτήρια αξιολόγησης

Η διαφάνεια σχετικά με τα κριτήρια αξιολόγησης των αιτήσεων είναι απαραίτητη για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης. Κοινοποιώντας με σαφήνεια τις ακαδημαϊκές και επαγγελματικές προϋποθέσεις, καθώς και τις αναμενόμενες δεξιότητες, τα ιδρύματα δίνουν τη δυνατότητα στους υποψηφίους να κατανοήσουν καλύτερα τις προσδοκίες και να προετοιμάσουν ισχυρές αιτήσεις.

Η εφαρμογή ενός συστήματος επικύρωσης σε πραγματικό χρόνο για αυτές τις προϋποθέσεις διευκολύνει τον έλεγχο των αιτήσεων και διασφαλίζει την πληρότητα των φακέλων. Μπορούν επίσης να προσφερθούν στους υποψηφίους ενότητες αυτοαξιολόγησης για να τους βοηθήσουν να εντοπίσουν προγράμματα που ταιριάζουν καλύτερα στο προφίλ και τους στόχους τους.

Η διασφάλιση δίκαιων και διαφανών κριτηρίων αξιολόγησης για την επεξεργασία των αιτήσεων ενισχύει την εμπιστοσύνη στη διαδικασία εισαγωγής.

2- Ψηφιοποίηση της διαχείρισης αρχείων

Συγκεντρώστε δεδομένα με ένα σύστημα παρακολούθησης

Η υιοθέτηση ψηφιακών εργαλείων, όπως τα συστήματα παρακολούθησης αιτούντων, επιτρέπει τη συγκέντρωση δεδομένων σε μία ενιαία πλατφόρμα, εξασφαλίζοντας έτσι καλύτερη οργάνωση και ιχνηλασιμότητα.

Η ψηφιοποίηση διευκολύνει επίσης την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων διοικητικών εργασιών, όπως η αποστολή επιβεβαίωσης παραλαβής, η παρακολούθηση ελλειπουσών εγγράφων και η ενημέρωση των υποψηφίων για τις αποφάσεις. Αυτή η αυτοματοποίηση επιτρέπει στις ομάδες να επικεντρώνονται σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας, παρέχοντας παράλληλα στους υποψηφίους μια απρόσκοπτη και ευέλικτη εμπειρία.

Η Mines-Telecom , για παράδειγμα, έχει αναπτύξει και διαμορφώσει μια πλατφόρμα διαχείρισης εφαρμογών για τους μαθητευόμενους της, συγκεντρώνοντας έτσι την παρακολούθηση των εφαρμογών.

Αυτοματοποιήστε τις διοικητικές εργασίες

Η αυτοματοποίηση των εργασιών επεξεργασίας αιτήσεων αντιπροσωπεύει σημαντική εξοικονόμηση χρόνου για τις ομάδες εισαγωγής. Τα εργαλεία προεπιλογής τους επιτρέπουν να φιλτράρουν τις αιτήσεις σύμφωνα με προκαθορισμένα κριτήρια και να εντοπίζουν γρήγορα τα πιο σχετικά προφίλ.

Η ενσωμάτωση αυτοματοποιημένων ροών εργασίας βελτιστοποιεί τη διαχείριση των αιτήσεων σε κάθε στάδιο: επιβεβαιώσεις παραλαβής, υπενθυμίσεις για ελλείποντα έγγραφα, κοινοποίηση αποφάσεων κ.λπ. Αυτά τα συστήματα διασφαλίζουν τακτική παρακολούθηση των υποψηφίων, χωρίς να απαιτείται από τις ομάδες να εκτελούν επαναλαμβανόμενες εργασίες χαμηλής αξίας.

3- Εκπαιδεύστε και εμπλέξτε την ομάδα

Α. Ανάπτυξη των δεξιοτήτων της ομάδας

Μια ομάδα εισαγωγών εκπαιδευμένη στις βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης αιτήσεων είναι το κλειδί για την υψηλής ποιότητας επεξεργασία των αιτήσεων. Θα πρέπει να διοργανώνονται εκπαιδευτικές συνεδρίες για την ανάπτυξη δεξιοτήτων του προσωπικού στις μεθόδους προεπιλογής, τη διεξαγωγή συνεντεύξεων, την αξιολόγηση προφίλ και την εξοικείωση με τα χρησιμοποιούμενα ψηφιακά εργαλεία.

Αυτή η ανάπτυξη δεξιοτήτων περιλαμβάνει επίσης την τακτική ανταλλαγή σχολίων και εμπειριών μεταξύ των μελών της ομάδας. Η σύγκριση απόψεων και ο εντοπισμός βέλτιστων πρακτικών από τον τομέα συμβάλλει στον εμπλουτισμό της κοινής μεθόδου λειτουργίας και στη βελτίωση της συνέπειας στον χειρισμό υποθέσεων.

Β. Προώθηση της συνεργασίας μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών

Η διαδικασία εισαγωγής στη συνεχιζόμενη εκπαίδευση περιλαμβάνει πολυάριθμα ενδιαφερόμενα μέρη που πρέπει να συνεργαστούν: διαχειριστές προγραμμάτων, επιτροπές επιλογής, υπηρεσίες υποστήριξης κ.λπ. Η δημιουργία χώρων συνεργασίας για την ανταλλαγή πληροφοριών και την αλληλεπίδραση στις αιτήσεις διευκολύνει τον συντονισμό όλων αυτών των παραγόντων.

Τα εργαλεία διαχείρισης συνεντεύξεων εισαγωγής, για παράδειγμα, επιτρέπουν τη συγκέντρωση των αξιολογήσεων των υποψηφίων από διαφορετικές ομάδες και την ανταλλαγή σχολίων για μια συλλογική απόφαση. Η συμμετοχή των βασικών ενδιαφερόμενων μερών σε κάθε στάδιο ενισχύει τη συνοχή και την ευθυγράμμιση της ευρύτερης ομάδας εισαγωγής.

4- Ανάλυση των δεδομένων για βελτίωση

Α. Παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης

Η τακτική ανάλυση των δεδομένων των αιτήσεων είναι απαραίτητη για τη διαχείριση της απόδοσης της διαδικασίας εισαγωγής. Δείκτες παρακολούθησης, όπως ο αριθμός των αιτήσεων που ελήφθησαν, το ποσοστό μετατροπής σε διαφορετικά στάδια, ο χρόνος επεξεργασίας και η ποικιλομορφία των προφίλ, επιτρέπουν την αντικειμενική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων.

Αυτά τα πραγματικά δεδομένα βοηθούν τους διευθυντές να εντοπίσουν τομείς προτεραιότητας για βελτίωση. Τους επιτρέπει να επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους σε εμπόδια και να μετρήσουν την αποτελεσματικότητα των διορθωτικών ενεργειών που έχουν ληφθεί για τη βελτιστοποίηση της εμπειρίας του υποψηφίου.

Β. Συγκεντρώστε και αξιοποιήστε τα σχόλια των υποψηφίων από εσάς

Πέρα από την ποσοτική παρακολούθηση, η ποιοτική διάσταση είναι απαραίτητη για τη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας εισαγωγής. Η συλλογή σχολίων από τους υποψηφίους, είτε έχουν γίνει δεκτοί είτε όχι, σχετικά με την εμπειρία τους στην υποβολή αίτησης αποτελεί πολύτιμη πηγή πληροφοριών.

Μπορούν να διεξαχθούν έρευνες για να προσδιοριστεί το επίπεδο ικανοποίησής τους σε κάθε στάδιο και να εντοπιστούν τυχόν προβλήματα. Η σύγκριση αυτών των σχολίων με μια ανάλυση της συμπεριφοράς των χρηστών σε εργαλεία ηλεκτρονικών αιτήσεων επιτρέπει την τελειοποίηση των διαδικασιών και την πρόβλεψη των προσδοκιών των υποψηφίων.

Το Sciences Po Paris, για παράδειγμα, έχει αναπτύξει και διαμορφώσει μια πλατφόρμα εισαγωγής για τα θερινά του μαθήματα, ενσωματώνοντας ένα σύστημα συλλογής σχολίων από τους υποψηφίους για τη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας.

5- Προώθηση της ποικιλομορφίας των προφίλ

Α. Ορίστε μια στρατηγική προμήθειας χωρίς αποκλεισμούς

Η προσέλκυση ποικίλων προφίλ αποτελεί σημαντική πρόκληση στις διαδικασίες εισαγωγής στη συνεχιζόμενη εκπαίδευση. Πρέπει να καθοριστεί μια συμπεριληπτική στρατηγική εύρεσης προσωπικού για την αναζήτηση αυτών των ποικίλων ταλέντων, ενεργοποιώντας διαφορετικούς μοχλούς.

Η ανάπτυξη συνεργασιών με στοχευμένα ιδρύματα και ενώσεις, για παράδειγμα, επιτρέπει την πρόσβαση σε ομάδες ταλέντων που συνήθως υποεκπροσωπούνται. Η προσφορά διαδικτυακών σεμιναρίων και συνεδριών ειδικά για αυτά τα κοινά είναι επίσης ένας αποτελεσματικός τρόπος για τη δημιουργία πιο ποικίλων αιτήσεων.

Β. Προσαρμογή της επικοινωνίας στο κοινό-στόχο

Για να μετατραπεί αυτή η ποικιλόμορφη προμήθεια σε πραγματικές εφαρμογές, η επικοινωνία πρέπει επίσης να προσαρμοστεί στα διαφορετικά κοινά-στόχους. Αυτό συνεπάγεται την εξατομίκευση μηνυμάτων και καναλιών σύμφωνα με τα προφίλ για μια προσαρμοσμένη προσέγγιση.

Η ανάδειξη μαρτυριών από φοιτητές με διαφορετικό υπόβαθρο δημιουργεί εμπνευσμένα και οικεία πρότυπα για όλους. Η εκπροσώπηση της διαφορετικότητας σε όλα τα εκπαιδευτικά υλικά στέλνει επίσης ένα ισχυρό μήνυμα ανοιχτότητας σε όλα τα προφίλ, πέρα ​​από τις ακαδημαϊκές προϋποθέσεις.

«Εφαρμόστε στρατηγικές για την προσέλκυση ενός ποικιλόμορφου φοιτητικού πληθυσμού. Αυτό περιλαμβάνει συνεργασίες με κοινοτικές οργανώσεις και εκστρατείες ευαισθητοποίησης.»

6- Συμπέρασμα

Με την απλοποίηση της διαδικασίας εισαγωγής, την ψηφιοποίηση της επεξεργασίας αιτήσεων και τη διεξαγωγή εις βάθος ανάλυσης δεδομένων, τα ιδρύματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τη διαχείριση των αιτήσεών τους. Αυτό τους επιτρέπει να παρέχουν μια απρόσκοπτη και εξατομικευμένη εμπειρία αιτούντων, μειώνοντας παράλληλα το διοικητικό φόρτο για τις ομάδες τους.

Τι θα γινόταν αν η προγνωστική ανάλυση των δεδομένων των αιτήσεων μπορούσε μια μέρα να μας επιτρέψει να προβλέψουμε τις προσδοκίες και τις συμπεριφορές των υποψηφίων με ακόμη μεγαλύτερη ακρίβεια, για μια πραγματικά εξατομικευμένη εμπειρία;