Αιτήσεις φοιτητών - βασικές συμβουλές για τη διευκόλυνση της διαδικασίας
Μια απρόσκοπτη διαδικασία εισαγωγής είναι απαραίτητη για κάθε εκπαιδευτικό οργανισμό, ειδικά σε μια εποχή όπου οι ψηφιακές εμπειρίες χρήστη έχουν γίνει ο νέος κανόνας για σχεδόν κάθε πτυχή της ζωής και θέτουν συνεχώς νέα πρότυπα.
Ευτυχώς, υπάρχουν αρκετές πρακτικές που μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε καλή εντύπωση στους υποψηφίους σας, κάνοντας παράλληλα τη ζωή ευκολότερη για όσους επεξεργάζονται τις αιτήσεις τους.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε βασικές συμβουλές που μπορούν να βελτιώσουν τη διαδικασία εισαγωγής σας στην Αριζόνα.
1. Προκρίνετε τους υποψηφίους σας με ένα προκαταρκτικό ερωτηματολόγιο
Ένα προκαταρκτικό κουίζ σάς επιτρέπει να υποβάλετε μια σειρά ερωτήσεων στους υποψηφίους, τις οποίες πρέπει να απαντήσουν για να συμπληρώσουν τα αρχεία της αίτησής τους.
Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι ένας υποψήφιος πληροί τα απαιτούμενα κριτήρια για να υποβάλει αίτηση και αποθαρρύνει τους μη επιλέξιμους υποψηφίους από το να στείλουν τις αιτήσεις τους, οι οποίες πρέπει να διεκπεραιωθούν.
2. Συγκεντρώστε τις εφαρμογές σας σε ένα μέρος
Η εφαρμογή μιας πλατφόρμας αιτήσεων που συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα και τα βήματα που σχετίζονται με τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διευκολυνθεί η διαδικασία εισαγωγής.
Μια τέτοια πλατφόρμα εφαρμογών μπορεί να καλύψει κάθε βασική ανάγκη:
- Μια πύλη για την προβολή των κλήσεών σας
- Περιοχή αιτήσεων με ηλεκτρονικές φόρμες
- Μια περιοχή διαχείρισης αρχείων
- Ένας χώρος αξιολόγησης
- Ένας χώρος λήψης αποφάσεων
Αυτή η συγκέντρωση επιτρέπει την εύκολη ανάλυση όλων των πληροφοριών μέσω πινάκων ελέγχου που δείχνουν πού βρίσκονται οι υποψήφιοι σας στο ταξίδι και εάν υπάρχουν γενικές αδυναμίες ή σημεία συμφόρησης στις διαδικασίες σας.
3. Προσφέρετε μια εύχρηστη και ολοκληρωμένη πύλη υποψηφίων
Όχι πολύ καιρό πριν, οι υπεύθυνοι εισαγωγών ή οι εκπρόσωποι των ιδρυμάτων έπρεπε να παρακολουθούν αμέτρητες εκθέσεις για να προσελκύσουν πιθανούς φοιτητές, να νοικιάσουν εξοπλισμό και να πληρώσουν το προσωπικό τους.
Τώρα, μια σύνδεση στο διαδίκτυο είναι το μόνο που χρειάζεται ένας υποψήφιος για να βρει ένα πρόγραμμα και να στείλει μια αίτηση.
Ωστόσο, για να επωφεληθεί πλήρως από αυτόν τον ψηφιακό μετασχηματισμό ως εκπαιδευτικό ίδρυμα, αυτός ο διαδικτυακός χώρος πρέπει να προβλέπει κάθε πιθανή ανάγκη, ενώ παράλληλα να είναι εύκολος στην πλοήγηση για όλες τις απαραίτητες εργασίες για την υποβολή αιτήσεων.
Για παράδειγμα, αυτός ο διαδικτυακός χώρος θα πρέπει να επιτρέπει:
- Για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες που εισαγάγατε
- Υποβάλετε την αίτησή σας αφού συμπληρώσετε όλα τα υποχρεωτικά πεδία
- Επισυνάψτε τα απαιτούμενα έγγραφα
- Για να δει επιβεβαίωση ότι η αίτησή του στάλθηκε και ελήφθη με επιτυχία.
Μερικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν πρόκειται για μια πύλη υποψηφίων:
Βελτιστοποιημένο για κινητά
Γίνεται ολοένα και πιο συνηθισμένο για τους υποψηφίους να στέλνουν τις αιτήσεις τους απευθείας από τα κινητά τους τηλέφωνα, πράγμα που σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να παρέχεται μια διαισθητική εμπειρία κινητού σε κάθε στάδιο μιας αίτησης.
Περιλαμβάνει μια ενότητα Συχνών Ερωτήσεων που απαντά σε συχνές ερωτήσεις
Μια ενότητα Συχνών Ερωτήσεων βοηθά τους υποψηφίους να ολοκληρώσουν τη διαδικασία, επιτρέποντας παράλληλα στο προσωπικό σας να αφιερώνει χρόνο σε εργασίες υψηλότερης προστιθέμενης αξίας αντί να χρειάζεται να απαντά σε κάθε αίτημα.
Συνεπές με την εικόνα του καταστήματός σας
Μια πύλη εφαρμογών που παρουσιάζεται με τρόπο που να ταιριάζει όσο το δυνατόν περισσότερο με την ταυτότητα ενός οργανισμού από αισθητικής άποψης, ενισχύει τη μοναδική του εικόνα και επικοινωνεί ότι τα υψηλά πρότυπα διαπερνούν τον οργανισμό, ανεξάρτητα από το πλαίσιο.
4. Επιτρέψτε τις ηλεκτρονικές υπογραφές
Περιττό να πούμε ότι η δυνατότητα στους υποψηφίους να υπογράφουν ηλεκτρονικά τα έγγραφά τους απευθείας από την πλατφόρμα υποβολής αιτήσεων επιταχύνει και απλοποιεί τη διαδικασία εισαγωγής.
Αυτό παρέχει έναν γρήγορο τρόπο για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα των υποψηφίων σας χωρίς την ανάγκη για επιπλέον γραφειοκρατία και υλικοτεχνική υποστήριξη.
5. Αυτοματοποιήστε όσο το δυνατόν περισσότερο
Ο προγραμματισμός των email σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο, ενώ παράλληλα ειδοποιεί τους υποψηφίους σας για έγγραφα που λείπουν, το τέλος μιας καμπάνιας υποβολής αιτήσεων ή ένα έγγραφο που λείπει.
Οι πιο συνηθισμένες περιπτώσεις για αυτό το πλαίσιο:
- Όταν αλλάζει η κατάσταση της υπόθεσης
- Υπενθύμιση, για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών/υποβολή αρχείου
Αυτά τα email μπορούν να εξατομικευτούν με το κατάλληλο όνομα του ατόμου, για παράδειγμα.
Εάν χρησιμοποιείτε μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα εφαρμογών, είναι δυνατό να αυτοματοποιήσετε την αποστολή των email σας χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες email της.
6. Ενσωματώστε τους υποψηφίους σας σε ένα CRM
Όλες οι πληροφορίες που υποβάλλονται, εισάγονται ή ενημερώνονται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής πρέπει να συγκεντρώνονται σε ένα Σύστημα Διαχείρισης Πελατών (CRM).
Ενώ μια πλατφόρμα αιτήσεων σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τη διαδικασία εισαγωγής, ένα CRM συγκεντρώνει τις πληροφορίες των υποψηφίων σας για μετέπειτα στρατηγική χρήση .
Ένα βασικό πλεονέκτημα ενός CRM (όπως το Salesforce ή το Pipedrive) που συνδέεται με το σύστημα αιτήσεών σας μέσω ενός API είναι ότι μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής, μπορείτε να προχωρήσετε στην επόμενη διαδικασία στο ταξίδι του φοιτητή χωρίς καμία τριβή.
7. Ενσωματώστε ένα ημερολόγιο για να οργανώσετε τις συνεντεύξεις των υποψηφίων σας
Ενσωματώνοντας ένα ημερολόγιο στην πλατφόρμα αιτήσεών σας, μπορείτε να διαχειρίζεστε με σαφήνεια τις συνεντεύξεις με τους υποψηφίους σας σε πολλά προγράμματα.
Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε τα διαθέσιμα χρονικά διαστήματα για συνεντεύξεις ανά πρόγραμμα και να αντιστοιχίσετε μια ομάδα για κάθε πρόγραμμα, ώστε να εξαλειφθεί οποιαδήποτε ασάφεια τόσο για τους υποψηφίους σας όσο και για τις διοικητικές σας ομάδες.
8. Προσθέστε σχόλια σχετικά με τους υποψηφίους σας
Μια περιοχή σχολίων που σχετίζεται με κάθε αρχείο καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής αίτησης φοιτητή επιτρέπει σε όλο το προσωπικό σας να βρίσκεται στην ίδια σελίδα όταν πρόκειται για ένα αρχείο, χωρίς να χρειάζονται πρόσθετες εσωτερικές επικοινωνίες.
9. Διασφαλίστε την ασφάλεια των δεδομένων σας
Ανεξάρτητα από το σύστημα εφαρμογής που χρησιμοποιείτε, μερικές βασικές προφυλάξεις θα σας επιτρέψουν να μειώσετε σημαντικά τον κίνδυνο καταστροφής:
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των φακέλων ιστού και της βάσης δεδομένων σας
- Δημιουργήστε διαφορετικά προφίλ χρηστών για να ελέγχετε τα δικαιώματα πρόσβασης σύμφωνα με τους καθορισμένους ρόλους χρηστών.
- Εκτέλεση καταγραφής σύνδεσης
- Βεβαιωθείτε ότι ένα τείχος προστασίας φιλτράρει την πρόσβαση στον διακομιστή
- Κρυπτογράφηση αντιγράφων ασφαλείας
- Ασφαλής πρόσβαση στο back-office σε επίπεδο διακομιστή
- Αποκλεισμός επικίνδυνων διευθύνσεων IP
- Αυτόματος αποκλεισμός χρηστών που επιχειρούν hacking
10. Προσφέρετε ηλεκτρονική πληρωμή
Για να μπορέσουν οι υποψήφιοι σας να πληρώσουν τα τέλη αίτησης, εγγραφής ή επανεγγραφής, η ηλεκτρονική πληρωμή εξοικονομεί χρόνο απλοποιώντας τη διαδικασία.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να προσφέρετε διαφορετικά ποσά πληρωμής ανάλογα με τις πληροφορίες που παρέχονται, εάν υπάρχουν.
eMundus | Ηλεκτρονική πλατφόρμα για προσκλήσεις υποβολής αιτήσεων
Η eMundus είναι μια γαλλική νεοσύστατη επιχείρηση με έδρα τη Λα Ροσέλ, η οποία προσφέρει μια πλατφόρμα διαδικτυακών προσκλήσεων για έργα και αιτήσεις με white-label για πιο αποτελεσματική διαχείριση των καμπανιών υποβολής αιτήσεων.
Χάρη στην μεγάλη ευελιξία της, αυτή η πλατφόρμα προσαρμόζεται σε όλες τις ανάγκες!
